Sebbene nessuno sia perfetto, una maggiore consapevolezza può portarti a commettere meno errori. Sai bene quanto possa essere noiosa una riunione e, allo stesso modo, lo è una riunione virtuale. Oggi più che mai, le comode poltrone di casa propria hanno preso il posto ad asettici uffici e sono sempre più le aziende che lavorano in smartworking. Il che significa spesso dover partecipare a delle riunioni in remoto.
In questa guida ti spiego 5 errori da evitare nei meeting virtuali, che tu debba farlo con un singolo cliente, con una grande team aziendale o con dei fornitori. Ti spiego come organizzare meeting coinvolgenti, capaci di catturare simultaneamente l’attenzione, informare, essere interattivi e lasciare il segno: non è davvero un’impresa facile, ma posso aiutarti ad andarci molto vicino.
Indice
1. Non riconoscere gli errori
Il mondo diventa sempre più virtuale in maniera velocissima. Dunque è normale e umano commettere degli errori, anche perché online li notano tutti. Inutile nascondersi.
Nessuno è perfetto. Quando tutti guardano il proprio schermo, la maggior parte delle persone non riesce a ignorare gli errori e, proprio in questi momenti, la cosa migliore da fare è mostrare una buona dose di autoironia. Le slide sono scomparse? I bambini irrompono nella stanza? Rilassati e fai una risata coinvolgente. Gli altri faranno lo stesso, vedrai!
2. Non preparare tutto l’occorrente tecnologico
Prima di collegarti alla riunione, effettua una prova sui dispositivi elettronici. Assicurati che microfono e videocamera siano perfettamente funzionanti, che tu abbia tutto il progetto ad hoc e che la connessione internet sia a posto.
In questo modo, riduci al minimo gli imprevisti tecnologici, non ci saranno momenti di panico tra i partecipanti, imbarazzi, sapendo che tutti potranno sentirti e vederti bene.
3. Non avere piani di riserva per un down tecnologico
Sebbene tu abbia preparato tutto a puntino come ti ho spiegato nel passo precedente, gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo. Come diceva qualcuno: questo è il bello della diretta!
Un microfono che non funziona può interrompere bruscamente una riunione. Per ovviare a un problema di questo tipo, cerca sempre di avere un co-conduttore, una persona da te designata che subentri al posto tuo se hai problemi tecnici.
4. Poca interazione
Se durante la riunione parli sono tu, i tuoi interlocutori finiranno per addormentarsi o, peggio ancora, per annoiarsi. Il coinvolgimento del pubblico è molto importante e le riunioni virtuali lo rendono ancora più difficile.
Cerca di dare spazio a tutti, dopo aver parlato chiedi se hanno domande o riflessioni da fare: ogni partecipante può aggiungere tanto valore a un meeting. Se stai presentando un progetto e qualcuno fa una domanda, prendi spunto per una discussione di gruppo.
5. Fare più cose insieme
Se già durante una riunione fisica è facile distrarsi, lo è ancora di più durante un meeting virtuale. Se siete tutti al pc, è probabile che qualcuno lo usi per andare sui social oppure semplicemente per portarsi avanti con il suo lavoro.
Se sei l’organizzatore del meeting, non dedicarti ad altro. Se sei un partecipante, tieni a freno il tuo desiderio di fare altro: meglio concentrarsi sull’argomento, per evitare di essere in imbarazzo in caso di domande.
6. Essere eccessivamente formali
A meno che tu stia parlando di qualcosa di estremamente serio, cerca di non essere troppo impegnativo: potresti sembrare noioso, ossia l’opposto di ciò che desideri.
Fai degli esempi, magari riferiti alla tua vita concreta. Cerca di essere sorridente e mostrarti desideroso di comprendere i punti di vista di tutti i componenti del tuo team di lavoro.
7. Non silenziare il microfono
A casa tua potrebbero esserci bambini, animali domestici o semplicemente il tuo partner che riceve una telefonata dal corriere per la consegna di un pacco. I rumori di sottofondo rendono una riunione poco piacevole e fonte di distrazioni.
Quando parlano gli altri quindi, silenzia il microfono. A nessuno piace sentire rumori di sottofondo e, se siete in tanti, potrebbe avere un impatto davvero negativo sulla qualità della conversazione. Ricorda di silenziare il microfono per tutta la durata della riunione, tranne ovviamente quando parli tu.
Conclusioni
La prospettiva di tenere una riunione può essere ancora più stressante quando la sessione è online. Quella di fare delle riunioni online, è un’esigenza nata da pochi anni, dunque non esiste ancora una tabella di marcia che ti faccia organizzare una di successo.
Sappi però, che una tabella di marcia, per quanto possa aiutarti, non sempre è la chiave del successo. A volte gli imprevisti sono dietro l’angolo ed è bene sapere come reagire anche in questi casi. Armati dunque di pazienza ma anche di una certa flessibilità. E ricorda: accogliere un imprevisto con una risata o con una battuta, è il modo migliore per renderlo inoffensivo.