Spesso le associazioni, soprattutto quelle con scopi umanitari, o di tutela dell’ambiente e degli animali, vivono grazie alle donazioni fatte dai volontari che sposano la loro stessa causa. Ricevuta una donazione (che si tratti di denaro, libri o altro materiale), è molto importante ringraziare, per lettera o per email: così si crea un rapporto con il donatore che, in futuro, se lo renderà felice, continuerà a contribuire al progetto.
La lettera di ringraziamento deve avere alcune parti indispensabili: vediamo insieme come strutturarla ed infine, un fac simile modello da inviare al donatore, da compilare e adeguare al proprio caso.
Innanzitutto la lettera deve essere personale, per cui non iniziarla mai scrivendo “Caro amico”, “Caro socio” o “Caro volontario”, perchè altrimenti sembrerà una lettera preimpostata inviata a catena a tutti i contributori! La lettera deve invece far capire al donatore che è stata scritta per lui e che l’associazione gli è profondamente grata.
E’ bene che la lettera sia scritta dal presidente dell’associazione e non da una segretaria! Infine, si deve spiegare in quali scopi o progetti sarà impegnata la donazione ricevuta.
Una bella lettera sarà sicuramente gradita al donatore: sarà una conferma di ricezione della donazione e un modo per sentirsi ancora più vicino all’associazione. Inoltre, nella mail, potrai indicargli ulteriori siti, newsletter o altre iniziative per avere maggiori informazioni sull’attività.
Fac simile modello
Caro Marco,
nei giorni scorsi la tua donazione è giunta in associazione. Ti ringraziamo per il contributo che hai voluto dare al nostro progetto, questo ci fa sentire che sei vicino a noi sposando la nostra causa.
Il tuo contributo sarà utilizzato per (indicare lo scopo del progetto)……………….
Continueremo a tenerti aggiornato con la nostra (newsletter, rivista, etc.), che ti sarà spedita al solito indirizzo.
Grazie ancora da parte mia e di tutta l’associazione.
Mario Rossi
Presidente
Nome associazione