Comunicazione Unilav: cos’è, quando presentarla, come fare

Assumere un dipendente significa effettuare una serie di adempimenti burocratici, indispensabili affinché il rapporto di lavoro sia in regola sotto tutti i punti di vista. Fortunatamente, negli ultimi anni, molte comunicazioni sono state accorpate in una sola, rendendo più semplici e snelle le procedure.

In questa guida completa sulla comunicazione Unilav unificata obbligatoria, ti spiego cos’è e come funziona, come si fa, le scadenze da rispettare in caso di assunzione, licenziamento, dimissioni, distacco, infine qual è la sanzione da pagare in caso di comunicazione tardiva.

Cos’è e come funziona

La comunicazione obbligatoria Unilav é un modulo che l’azienda datrice di lavoro è tenuta a consegnare al Centro per l’Impiego (CPI) competente per la propria Regione. Si tratta di un modello unificato, ossia un modello unico che sostituisce tutte le comunicazioni ai vari enti.

Quando va fatta

L’impresa datrice di lavoro effettua la comunicazione Unilav non solo al momento di un’assunzione, ma in tutti i momenti che cambiano la vita professionale del dipendente. Ecco quando farla:

• Assunzione;
• Prolungamento scadenza di contratto a scadenza;
• Prolungamento scadenza di tirocinio;
• Prolungamento scadenza di lavoro intermittente;
• Prolungamento scadenza di Co.Co.Co.;
• Modifica del rapporto di lavoro (per esempio da tempo parziale a tempo pieno);
• Cessazione del lavoro (licenziamento, dimissioni, pensionamento).

In passato, chi assumeva dei lavoratori, era tenuto a fare una comunicazione per ogni ente (una all’INPS, una all’INAIL, ecc.), oggi grazie alla comunicazione obbligatoria Unilav, ne basta una soltanto: sarà il CPI a girare il tutto ai vari singoli enti. Il modello Unilav infatti si chiama anche comunicazione unificata.

Il datore di lavoro non può consegnare il modello Unilav a mano, ma è tenuto a farlo tramite modalità web. Non c’è un servizio web nazionale unico per l’invio delle Comunicazioni: ogni regione o ogni provincia ne predispone uno diverso a cui bisogna registrarsi e accreditarsi.

Ricapitolando: il dipendente appena assunto non deve fare nulla. Della Unilav se ne occupa il datore di lavoro. Può inviarla personalmente, oppure può incaricare il suo studio amministrativo oppure il commercialista, che detiene le credenziali necessarie per accedere.

Come si fa

I soggetti tenuti a trasmettere il modulo Unilav al CPI sono i seguenti:

• Aziende private;
• Pubblica Amministrazione ed enti locali;
• Agenzie di lavoro temporaneo.

Se sei un datore di lavoro quindi, pubblico o privato, hai l’obbligo di inviare la comunicazione unificata Unilav tramite il sistema web creato dalla tua Provincia o Regione. Non esiste un sistema web unico nazionale, devi collegarti al sito della tua regione (o Provincia) e quindi cercare l’applicativo.

Se l’azienda ha sede legale, operativa o ha filiali in più regioni, allora puoi presentare le comunicazioni in “accentramento” ossia scegliere una sola Regione (o Provincia) e inviare tutte le comunicazioni solo attraverso quel servizio web. Non serve quindi registrarsi in tutte le regioni, basta in una sola. Lo stesso possono fare commercialisti e consulenti del lavoro che operano per le aziende clienti.

Sanzione tardiva

I soggetti tenuti alla comunicazione Unilav devono trasmetterla entro determinate scadenze che variano in base al caso, come indicato di seguito:

• Assunzione ordinaria: entro il giorno prima l’inizio del rapporto;
• Assunzione d’urgenza: entro 5 giorni dall’assunzione;
• Assunzione per cause di forza maggiore: entro 5 giorni dall’assunzione, dichiarando i motivi di forza maggiore;
• Assunzione d’urgenza nel settore turismo: entro 3 giorni;
• Assunzione tirocinante, se l’azienda assume il tirocinante come lavoratore subordinato e non c’è continuità tra contratto di tirocinio e contratto di lavoro: entro 5 giorni;
• Prosecuzione della scadenza di un contratto a termine: 5 giorni;
• Variazione da contratto a tempo determinato a indeterminato: 5 giorni;
• Variazione da part time a full time: 5 giorni;
• Variazione da tirocinio a rapporto subordinato: 5 giorni;
• Distacco presso altra impresa: entro 5 giorni;
• Prosecuzione del distacco: entro 5 giorni;
• Ritorno in anticipo dal distacco: entro 5 giorni dal rientro;
• Chiusura rapporto di lavoro (licenziamento, dimissioni, pensionamento): entro 5 giorni con decorrenza dall’ultimo giorno di lavoro, dichiarando la causa della cessazione.

Scadenze Pubblica Amministrazione:

• Scuole pubbliche e paritarie: entro il ventesimo giorno del mese successivo all’episodio (per qualunque episodio, quindi assunzione, cessazione, variazione, ecc.);
• Scuole private: entro 10 giorni dall’episodio (per qualunque episodio, quindi assunzione, cessazione, variazione, ecc.);
• Contratti di somministrazione: entro il ventesimo giorno del mese che segue l’episodio (per qualunque episodio, quindi assunzione, cessazione, variazione, ecc.). Esempio: assunzione il 15 aprile, la comunicazione va fatta entro il 20 maggio;
• Solo per la pubblica amministrazione, in caso di variazione verticale: entro 5 giorni dalla variazione.

Multa

All’omessa o tardiva comunicazione Unilav si applica una sanzione parte da un minimo di 100 e arriva fino a un massimo di 500 euro per ciascun dipendente non comunicato. La multa è dovuta dal responsabile dell’azienda/ente che non ha effettuato la comunicazione.

Licenziamento

In caso di licenziamento, il datore di lavoro è tenuto a inviare la comunicazione unificata Unilav. Essa infatti è dovuta non solo in caso di nuovo contratto, ma anche in caso di chiusura del rapporto di lavoro.

Il datore di lavoro deve provvedere in qualsiasi caso di licenziamento: che si tratti di licenziamento disciplinare, licenziamento per giusta causa o per giustificato motivo oggettivo, la comunicazione Unilav è sempre dovuta.

Per le scadenze consulta il paragrafo precedente.

Contratto a tempo determinato

In caso di lavoro a tempo determinato, una volta scaduto il contratto, se non c’è rinnovo non bisogna inviare la Comunicazione Unilav perché il datore di lavoro ha già comunicato la scadenza con la Unilav di assunzione. Presenta la Unilav solo se intende prorogare il rapporto.

Dimissioni

Se un dipendente si dimette, l’azienda invia la comunicazione Unilav al Centro per l’Impiego, indipendentemente dal motivo per cui il lavoratore si è dimesso. Quindi sia in caso di dimissioni per giusta causa sia in caso di dimissioni per altri motivi personali.

Risoluzione consensuale

Se il rapporto di lavoro termina in accordo tra lavoratore e azienda, quest’ultima deve sempre presentare la comunicazione Unilav.

Assunzione

In caso di assunzione, l’azienda (o ente pubblico) che assume, è tenuta a inviare la comunicazione Unilav. In caso di comunicazione Unilav tardiva, il datore di lavoro paga una multa che va dai 100 e può arrivare fino ai 500 euro per ciascun lavoratore non comunicato.

È quindi di estrema importanza provvedere per tempo alla comunicazione, per evitare sanzioni e per far in modo che il dipendente figuri subito come assunto, soprattutto perché la Unilav include anche la comunicazione INPS e INAIL ed è quindi una protezione.

Distacco

Il distacco è l’invio del lavoratore presso un altro soggetto, presso il quale presterà la sua opera, temporaneamente (art. 30 D. Lgs. n. 276/03). Il lavoratore non può rifiutare a questa scelta aziendale, a meno che comporti una modifica delle sue mansioni.

In caso di distacco, il datore di lavoro deve provvedere a fare la comunicazione Unilav. Deve farla anche in caso di proroga del distacco e infine in caso di rientro anticipato dal distacco. Se invece, supponiamo, il distacco era programmato sin dall’inizio fino al 30 ottobre ed effettivamente non ci sono proroghe, allora non deve fare alcuna comunicazione. Ricapitolando: va fatta solo in caso di proroga o rientro anticipato.