Un’analisi precisa e attenta della realtà aziendale è molto importante ai fini del successo dell’attività. Analizzare i costi rappresenta una fase cruciale della vita dell’impresa, al fine di prendere le decisioni gestionali più opportune e per impostare l’adeguato prezzo al pubblico di prodotti o servizi.

In questa guida completa sulla contabilità analitica o contabilità dei costi ti spiego cos’è e come funziona, qual è la definizione da dare a questo sistema di analisi, come fare la contabilità analitica per centri di costo, ti fornisco alcuni esempi concreti e infine come redigere un piano dei conti.

Cos’è e come funziona

La contabilità di un’azienda si compone di due sistemi contabili:

  1. Contabilità generale: è la classica contabilità che serve a registrare qualsiasi tipo di movimento interno ed esterno all’azienda, quindi anche vendite, crediti, debiti aziendali, movimenti bancari, allo scopo di evidenziare l’andamento dell’impresa;
  2. Contabilità analitica: è una contabilità interna che registra solo costi e ricavi in maniera dettagliata. Quindi è una sorta di allegato alla contabilità generale, che permette di attribuire e suddividere i costi per ogni singola attività o reparto dell’impresa.

Significato di contabilità analitica

La contabilità analitica, detta anche contabilità dei costi è il sistema di individuazione e registrazione dei costi aziendali, allo scopo di creare un quadro completo e chiaro delle spese e aiutare l’imprenditore a prendere le decisioni più opportune.

Per prendere decisioni per una corretta gestione aziendale, è necessario individuare il costo di ogni prodotto. Lo scopo di un’azienda è quello di massimizzare i ricavi, quindi individuare i costi è molto importante per capire la convenienza di un’operazione e per valutare se è possibile ridurre la spesa.

Da dove prendere queste informazioni? Solitamente i costi puoi individuarli da:

  • La prima nota della contabilità generale;
  • Le fatture ricevute.

Definizione

La contabilità analitica rappresenta quell’insieme di processi e calcoli volti a individuare i costi di un’azienda. La contabilità generale infatti offre un quadro complessivo della situazione dell’azienda, che non sempre si rivela efficace per chi vuole individuare determinate situazioni specifiche, come appunto la marginalità dei costi.

La contabilità analitica è un sistema che rielabora costi e ricavi e definisce possibilità di miglioramento e obiettivi per ogni bene o sezione dell’azienda. Permette di creare un quadro aziendale più specifico e chiaro da fornire all’imprenditore o al management.

Scopo

Lo scopo principale della contabilità analitica è quello di mettere in luce i costi di gestione, valutandone:

  • Efficienza, rapportando le risorse impiegate (input) con i risultati ottenuti (output);
  • Efficacia, ossia la capacità di ottenere i risultati sperati e programmati.

Per centri di costo

I centri di costo sono le aree contabili che compongono l’azienda, Per meglio comprenderci facciamo un esempio. Ogni azienda è composta da vari comparti: c’è il comparto produttivo, il comparto commerciale, il comparto amministrativo, il comparto magazzino, il comparto compravendite e così via.

Questa suddivisione quindi è abbastanza semplice, ma non altrettanto semplice potrebbe essere individuare e attribuire i costi a ogni area. Per esempio, parlando della produzione, si effettua un’analisi dei costi relativi al prodotto 1, dei costi relativi al prodotto 2, dei costi relativi al prodotto 3 e così via.

Lo stesso vale per il costo del reparto commerciale, che per esempio può comprendere i costi per i dipendenti fissi e i costi per i collaboratori esterni temporanei. La contabilità analitica si prefigge di analizzare quanto più nel profondo le singole voci, in modo da capire quanto questi costi incidono sul fatturato aziendale.

Spesso il centro dei costi si individua nel reparto fisico ma non è sempre così. Prendiamo ad esempio un pub, dove i centri di costo possono essere: reparto cucina, zona sala e costi generali. È chiaro che il terzo centro di costo non è un luogo fisico.

Ricapitolando, per la contabilità analitica dei centri di costo occorre:

  1. Individuare i costi aziendali;
  2. Attribuirli alle diverse aree aziendali (centri di costo);
  3. Comprendere quali sono i costi che incidono maggiormente sul budget aziendale;
  4. Valutare la possibilità di aggiustamenti, riduzione dei costi, ottimizzazione.

La contabilità dei costi non solo permette di valutare la possibilità di aggiustamenti, ma fornisce anche utili indicazioni per fissare i prezzi al pubblico. Sicuramente i prezzi non possono essere inferiori ai costi, altrimenti non darebbero alcun ricavo. Si può certamente provare a vendere sottocosto durante un certo periodo promozionale, per esempio, ma nel lungo periodo l’azienda si prefigge lo scopo di generare utile, guadagno, quindi è necessario attribuire al prodotto/servizio un prezzo adeguato tale da mantenere in vita l’azienda, in maniera efficiente.

Esempi

La contabilità analitica offre al management una situazione chiara e specifica e una risposta alle seguenti domande:

  • Qual è il costo del prodotto X? Qual è il costo del prodotto Y?
  • Qual è il prodotto che rende di più in termini economici e quale di meno? Sarebbe bene eliminare alcuni prodotti/servizi?
  • Qual è il mix più conveniente?
  • Conviene produrre una merce in azienda oppure comprarla già finita?
  • Qual è il valore da attribuire alle scorte di magazzino?
  • Qual è il valore da attribuire alle rimanenze di magazzino?

Piano dei conti

Il piano dei conti è un elenco ordinato e raccolto di tutti i conti aziendali per aree o per caratteristiche. Facciamo alcuni esempi concreti.

L’azienda X sostiene dei costi per ammodernare la struttura e decide di creare un piano dei conti per ogni reparto:

  • Costi di ammodernamento reparto produzione;
  • Costi di ammodernamento reparto commerciale;
  • Costi di ammodernamento reparto amministrativo;
  • Costi di ammodernamento punti vendita.

Oltre a questi conti, l’azienda decide di raggruppare i costi anche sotto altri profili, generando quindi nuovi conti:

  • Costi di ammodernamento totali presso la filiale di Roma;
  • Costi di ammodernamento presso la filiale di Milano.

Quindi, nella prima divisione, abbiamo creato tanti piani dei conti quanti sono i reparti dell’azienda, per capire quali sono stati i reparti maggiormente interessati dall’ammodernamento e il cui costo è stato maggiore. Nella seconda suddivisione invece, abbiamo creato tanti conti quante sono le filiali dell’azienda, per capire quale filiale ha inciso maggiormente sul costo. In questo modo si può avere una visione analitica della situazione.