Parte integrante della vita di impresa è la sua contabilità. Un’ottima gestione imprenditoriale parte non solo dai business di successo, ma anche dall’ordine e cura con cui si registrano tutte le operazioni. Una buona tenuta della contabilità rende più semplici le operazioni di registrazione, di calcolo e infine di pagamento dei tributi.
In questa guida completa sulla contabilità ordinaria ti spiego cos’è e come funziona, quali sono i limiti che ti obbligano a passare alla contabilità ordinaria, come funziona la prima nota, come fare la registrazione degli stipendi in partita doppia, infine come funziona il passaggio da contabilità ordinaria a semplificata, oppure il contrario da semplificata a ordinaria e gli adempimenti da seguire.
Cos’è e come funziona
I soggetti titolari di imprese o i liberi professionisti sono obbligati a tenerne la contabilità. Tuttavia, come è facile immaginare, ci sono realtà più e meno complesse che necessitano di una contabilità diversa, di più registri e libri contabili, in funzione proprio della loro complessità.
Esclusione. Le imprese e i liberi professionisti che operano in regime forfetario non hanno l’obbligo di tenuta registri. Non devono tenere i registri contabili, ma devono solo conservare tutte le fatture in entrata e in uscita e numerarle.
Sono obbligate ad applicare il regime ordinario solo le imprese che superano specifici limiti.
Limiti
Sono obbligate ad applicare il regime ordinario solo le imprese che superano specifici limiti (Legge n. 106/2011):
- Società di capitali. Una società di capitali (quindi una srl, una sas o una sapa) deve sempre tenere la contabilità secondo il regime ordinario. Non importa il volume d’affari e la complessità o meno dell’azienda. Non importa che si tratti di una srl semplificata o unipersonale: la contabilità ordinaria è obbligatoria;
- Società cooperative, indipendentemente dal volume d’affari;
- Enti pubblici e privati con prevalente attività commerciale, indipendentemente dal volume d’affari;
- Imprese che, nell’anno precedente, hanno avuto un fatturato maggiori di 400 mila euro, se l’attività prevalente è la prestazione di servizi; maggiori di 700 mila euro se l’attività prevalente è la vendita di beni.
Ricapitolando, devono tenere la contabilità ordinaria tutte le società di capitali, le cooperative e gli enti pubblici e privati commerciali. Mentre le altre imprese (ditte individuali e società di persone) sono obbligate solo se superano il seguente fatturato nell’esercizio precedente:
- 400 mila euro se si tratta di un’impresa di servizi o un’attività da libero professionista;
- 700 mila euro se si tratta di un’impresa che effettua vendita di beni.
Le imprese individuali e le società di persone che non superano questi limiti non hanno l’obbligo di applicare il regime ordinario: possono optare per il regime semplificato.
Imprese e liberi professionisti in contabilità ordinaria devono tenere i seguenti libri obbligatori:
- Registri IVA, dove annotare tutti documenti comprensivi di IVA (fatture in entrata, in uscita).
- Registro dei beni ammortizzabili. Un bene si dice ammortizzabile quando ha una durata maggiore di un anno. Per esempio, se compri una macchina oggi a 10.000 euro, il suo costo non puoi farlo competere solo a quest’anno, ma agli anni di vita. Per esempio una macchina ha un valore di vita di 10 anni, quindi quel costo (10.000 euro) va ammortizzato per 10 anni (1000 euro ad anno). Per tenere traccia di tutto ciò devi tenere il registro dei beni ammortizzabili.
- Libro giornale, ossia il registro che contiene tutti i movimenti dell’azienda. Solitamente è conosciuto come libro della partita doppia.
Le società di capitali devono tenere anche i seguenti libri:
- Libro dei soci;
- Libro delle obbligazioni eventualmente emesse dalla società;
- Libro dei prodotti finanziari eventualmente emessi dalla società;
- Libri che riguardano gli organi societari (libro delle assemblee e delle delibere degli amministratori, libro delle assemblee e delle delibere degli organi di controllo, libro delle assemblee e delle delibere degli obbligazionisti – se l’azienda ha emesso obbligazioni);
- Libri sociali e contabili rappresentativi della situazione finanziaria della società.
Principio di competenza
Nel regime ordinario, costi e ricavi si attribuiscono secondo il principio di competenza, ti faccio un esempio chiaro per capire: supponiamo che oggi sia il 15 dicembre 2020 e vendi dei beni per un valore di 2.000 euro a un cliente X. Questo cliente però, non ti paga subito, ma a gennaio 2021. Questi 2.000 euro di ricavi devi assegnarli all’anno 2020, perché competono al 2020, anno in cui hai venduto, poco importa averli incassati nel 2021. Questo è il principio di competenza: attribuire costi e ricavi all’anno in cui si generano, indipendentemente da quando avviene l’entrata/uscita economica.
Prima nota
La prima nota è un registro non obbligatorio, ma molto utile per annotare prontamente tutte le operazioni che avvengono ogni giorno e poi segnarle con tranquillità nella contabilità obbligatoria. Si tratta quindi di un registro di bozze, un valido aiuto per la preparazione dei registri contabili successivi.
La prima nota è obbligatoria solo in caso di commercianti:
- Al dettaglio esonerati dal tenere la certificazione dei corrispettivi;
- Oppure che hanno l’attività in un luogo e il registro dei corrispettivi in un altro.
Non essendo un libro obbligatorio, non ci sono forme specifiche da rispettare, ognuno può fare come meglio crede. Non esiste un modello standard predefinito da utilizzare, ma sicuramente alcune regole utili da seguire ci sono per fare una corretta compilazione. Ecco quali.
Le operazioni da tracciare
Sulla prima nota puoi segnare:
- Entrate da fatture;
- Pagamenti delle fatture di acquisto;
- Pagamento stipendi;
- Versamenti e prelievi bancari;
- Pagamento di rate mutui o finanziamenti;
- Pagamento imposte.
Sulla prima nota, per ogni operazione puoi evidenziare:
- Data;
- Riferimento specifico, per esempio il numero della fattura;
- Importo singolo o totale, separando per esempio prezzo del bene e IVA;
- Descrizione dettagliata;
- Eventuale data di pagamento prevista.
Registrazione stipendi
Costo ricorrente in contabilità ordinaria è sicuramente quello della corresponsione degli stipendi. Di seguito come registrare le paghe dei lavoratori.
Supponiamo che in azienda, nel mese di marzo, abbiate pagato tre dipendenti, spendendo le seguenti somme:
| Descrizione | Importo |
|---|---|
| A – Stipendi lordi (totale dei 3 dipendenti) | 4.000 euro |
| B- Bonus Renzi (80 Euro) | 240 euro |
| C- Contributi INPS a carico lavoratori | 350 euro |
| D- Contributi INPS carico azienda | 900,34 euro |
| E- IRPEF | 1.100,32 euro |
| F- Add. regionale | 80 euro |
| G- Add. comunale | 13,02 euro |
| Stipendi netti (A+B-C-E-F-G) | 2696,66 euro |
Ecco le scritture contabili da rilevare:
| Dare | Avere | |
|---|---|---|
| Lavoratori subordinati c/retribuzioni | 2696,66 euro | |
| INPS (contributi) | 1250,34 euro | |
| Ritenute su stipendi IRPEF | 1.100,32 euro | |
| Ritenute su stipendi Add. reg. | 80 euro | |
| Ritenute su stipendi Add. com. | 13,02 euro | |
Ritenute su Stipendi Bonus Renzi | 240 euro | |
| Stipendi lordi | 4000 euro | |
| Oneri sociali (INPS a carico azienda) | 900,34 euro |
Passaggio a semplificata
Non superi i limiti e quindi puoi benissimo applicare il regime semplificato. Decidi di optare per il regime ordinario (scelta facoltativa). Tale scelta ti vincola per tre anni (art. 18, co. 8 del DPR n. 600/73, Circolare AdE n. 11/E/2017).
Adempimenti. La scelta va fatta compilando il quadro VO della dichiarazione IVA e ha effetto dall’inizio dell’anno.
Lo stesso vale nel caso di passaggio da contabilità ordinaria al regime semplificato: l’opzione ti vincola per tre anni (art. 3 del DPR n. 442/1997).