Delega fatturazione elettronica 2024: editabile, conferimento, software

Se sei un imprenditore o un libero professionista, forse preferisci che il tuo consulente fiscale possa accedere direttamente al tuo cassetto fiscale e consultare le fatture elettroniche, per evitare di dovergliele girare ogni volta, oppure per chiedere delle informazioni.

In questa guida completa sulla delega fatturazione elettronica ti spiego cos’è e come funziona, quanto dura, come effettuare il conferimento e con quale modulo, ti fornisco un modello editabile, quale software usare per inviare all’Agenzia delle Entrate le deleghe che ti hanno conferito i clienti, come inviarla via PEC e a quale indirizzo. Infine ti spiego i motivi di un eventuale scarto.

Come funziona

Se sei un imprenditore oppure un lavoratore autonomo con partita IVA, puoi conferire al tuo commercialista (o altro intermediario come CAF, patronato, ecc.) la delega per accedere ai tuoi servizi di fatturazione elettronica presso l’Agenzia delle Entrate e al tuo cassetto fiscale.

In questo modo, se il tuo commercialista ha bisogno di vedere un documento o per qualsiasi altra cosa, può collegarsi al tuo cassetto fiscale e al servizio di fatturazione elettronica in quattro e quattro otto.

In pratica grazie a questa delega, il tuo commercialista può accedere nella tua Area riservata dei siti Fiscotel/Entratel e quindi al servizio Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.

Conferimento

L’Agenzia delle Entrate con il provvedimento n. 291241/2018 ha chiarito come conferire la delega: il consulente fiscale (commercialista, CAF, patronato…) deve inviare la richiesta all’Agenzia delle Entrate, esclusivamente in via telematica. Ecco cosa deve fare il consulente fiscale per attivare la delega:

1. Consegnare al cliente un modulo da compilare con i suoi dati e con la concessione della delega;
2. Inviare il modulo all’Agenzia delle Entrate, esclusivamente per via telematica, attraverso la sua Area Riservata.

Nell’Area Riservata trova tre modalità di invio:

1. Massivo (invio online tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate); per inviare tutte le deleghe in una volta sola e quindi risparmiare tempo (si possono inviare fino a 2.500 deleghe per comunicazione);
2. Puntuale (invio online tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate); per inviare una sola delega;
3. Pec.

Il consulente che, per quel cliente, ha presentato la dichiarazione IVA dell’anno precedente, può inviare la delega tramite modalità puntuale o massiva.

Il sistema, dopo aver processato la richiesta del consulente, rilascia una ricevuta contenente l’esito della richiesta di delega (accettata o rifiutata) e, in caso di rifiuto, ne indica i motivi.

Modello editabile

Di seguito puoi scaricare il modulo di delega alla consultazione del cassetto fiscale e Fatturazione elettronica, in formato:

• Editabile, in modo da poterlo compilare direttamente al pc;
• PDF;
• Una guida con le istruzioni di compilazione.

Istruzioni

La delega è molto semplice da compilare, vediamo insieme come compilare ogni sezione. Nella prima parte devi inserire i tuoi dati, ossia quelli del delegante (colui che sta conferendo la delega al consulente fiscale).

Come compilare

Devi compilare solo la sezione IL SOTTOSCRITTO. Se invece sei il rappresentate di un’azienda, allora devi compilare la parte apposita. Se sei il tutore di un minore o inabile allora devi compilare la terza parte:

Adesso devi mettere la spunta alla delega che vuoi conferire all’intermediario. Supponiamo che tu voglia autorizzarlo alla consultazione del Cassetto Fiscale e del sistema di fatturazione elettronica. Metti la spunta sulle relative voci ed infine inserisci Luogo e Data e Firma:

Software

Gli intermediari abilitati possono accedere al cassetto fiscale dei propri clienti e al gestionale di Fatture e corrispettivi, purché il cliente abbia dato loro la delega. Grazie a questa delega possono consultare:

• Le fatture elettroniche;
• I dati rilevanti ai fini IVA.

Il cliente può conferire la delega in due modi:

1. Compilando il modulo cartaceo o PDF (sopra trovi il link per scaricarlo) e consegnandolo all’intermediario;
2. Online, attraverso il proprio cassetto fiscale.

Per la revoca si usano le stesse modalità: online oppure tramite consegna a mano o in pdf.

Se sei un intermediario, da questo link puoi scaricare il software di compilazione dell’Agenzia delle Entrate per poter inviare le deleghe che ti hanno consegnato i tuoi clienti, anche in modo massivo (ossia inviare più deleghe tutte insieme in un’unica comunicazione).

Senza dichiarazione IVA

L’intermediario che riceve la delega firmata dal cliente, la invia online tramite il canale di comunicazione con l’Agenzia delle Entrate. Nella delega indica i seguenti dati del proprio cliente:

• Volume d’affari IVA della dichiarazione IVA dell’anno precedente:
• IVA dovuta o a credito, sempre dell’anno precedente.

Quindi se il cliente ha fatto una dichiarazione IVA nell’anno precedente, allora nessun problema. Se invece il cliente non ha fatto alcuna dichiarazione IVA nell’anno precedente, perché per esempio ha appena aperto l’attività oppure è un soggetto esonerato dall’IVA (regime forfettario, ecc.), allora si può procedere il tre modi:

1. Il delegante può presentare la delega/revoca personalmente presso qualsiasi ufficio dell’Agenzia delle Entrate;
2. Il delegante può presentare la delega online, attraverso l’area riservata del servizio Entratel o Fiscotel (chiaramente quindi deve essere registrato a questi servizi);
3. Oppure in alternativa, si può procedere all’invio della delega via pec.

Via PEC

In questo caso, per attivare la delega l’intermediario deve procedere così:

1. Consegna al cliente il modulo di delega. Il cliente lo compila, firma e glielo consegna;
2. A questo punto la firma sul modulo deve essere autenticata. Il commercialista è un intermediario abilitato ad autenticare le firme, quindi non c’è problema. Se si tratta di un intermediario non abilitato, allora bisogna far autenticare la firma come previsto dalla legge;
3. L’intermediario predispone un file firmato digitalmente, contenente:
   – Fotocopia della delega, documento di identità e codice fiscale del cliente;
   – Prospetto apposito, reperibile quale allegato al Provv. Ade del 05/11/2018;
   – Dichiarazione sostitutiva di atto notorio di ricevuta procura e dichiarazione di impegno a conservare per 10 anni i modelli originali.
4. A questo punto l’intermediario invia il file via PEC all’indirizzo delegafatturazioneelettronica@pec.agenziaentrate.it.

La delega è attiva entro 5 giorni lavorativi a partire dall’invio della PEC. Invece se si tratta di una revoca, allora essa è immediatamente efficace.

Durata Massima

Come chiarito dall’Agenzia delle Entrate, la delega ha una durata massima di due anni. Quindi significa che se oggi è il 30 novembre 2019, allora la scadenza della delega è fissata a fine novembre 2021. Chiaramente, il delegante può revocare la delega in qualsiasi momento, anche prima della scadenza naturale dei due anni.

La revoca si esegue nelle stesse modalità indicate per la delega stessa: bisogna compilare il modulo di delega (che vale anche per la revoca) e consegnarlo all’intermediario) oppure compilare la revoca direttamente online sul proprio cassetto fiscale.

Ogni soggetto può delegare fino a quattro intermediari. Quindi se per esempio hai una ditta individuale, puoi delegare fino a 4 persone tra commercialisti, CAF e altri consulenti fiscali abilitati.

Numero richiesta

L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione di tutti gli intermediari un software per compilare e inviare online le deleghe, anche in modalità massiva (ossia inviare tutte insieme le deleghe dei propri clienti). Tale software si chiama “Comunicazione Deleghe” e puoi scaricarlo direttamente da questa pagina dell’Agenzia delle Entrate.

Il software è sviluppato in Java, quindi sul tuo pc devi avere l’ultima versione di Java Virtual Machine (nel momento in cui scarichi il software, se sul tuo pc non hai Java, ti chiede se vuoi scaricarlo). Una volta scaricato il software puoi farlo finalmente partire in modo da inviare all’Agenzia delle Entrate tutte le deleghe dei tuoi clienti:

Spunta le varie caselle dove confermi di possedere i moduli di delega;

• Impegnati a conservare i documenti per 10 anni (spuntando l’apposita casella) – Inserisci i dati (codice fiscale del delegante, il dichiarativo IVA indicando il volume d’affari, IVA a debito/a credito);
• Inserisci il numero della richiesta, che deve essere progressivo (ossia incrementato gradualmente, ad esempio: 1,2,3 senza stop) e che hai già annotato sul registro cronologico; il numero e tipologia documento di identità che il cliente ha allegato alla delega ed infine le tipologie di deleghe.

Entro 5 giorni il sistema ti rilascia una ricevuta di avvenuta accettazione della delega.

Scarto

Può succedere anche il sistema ti rilasci una “ricevuta di scarto”, in tal caso ti spiega anche le motivazioni del rifiuto. Potresti per esempio averla inviata senza dichiarazione IVA oppure aver sbagliato a inserire i dati di quest’ultima. Dunque controlla nuovamente i dati e procedi al reinvio.

Come indicato dall’Agenzia delle Entrate con il provv. n.291241/2018 (pag. 12), in merito alla dichiarazione IVA, gli importi da indicare (volume d’affari e IVA a credito/debito) sono quelli della dichiarazione IVA dell’anno precedente a quello della delega. In poche parole, se un tuo cliente ti conferisce delega il 10 dicembre 2019, nel software devi indicare i dati prelevabili dalla dichiarazione IVA/2018 (che quindi sono i dati relativi al 2017).