La fattura accompagnatoria è un documento “ibrido”, a metà tra fattura e DDT e che sostituisce entrambi, in quanto riporta, contemporaneamente, sia gli elementi dell’uno che dell’altro. Viene emessa per la vendita di beni (mai per la vendita di servizi, per la quale occorre la classica fattura immediata) che devono essere consegnati direttamente al cliente.
La fattura accompagnatoria deve quindi essere emessa e consegnata al cliente insieme alla merce (ecco perhcè si chiama fattua accompagnatoria) e non c’è bisogno che sia presente anche il ddt, in quanto già in essa sono presenti tutti gli elementi del documento di trasporto. Lo sostituisce pienamente.
Le regole
La fattura accompagnatoria deve quindi contenere tutti gli elementi della classica fattura immediata (imponibile, IVA, data, etc.), sia gli elementi necessari del ddt (vettore, peso, numero di colli, etc.).
I requisiti obbligatori per i due tipi di documenti, diventano quindi obbligatori per la fattura di accompagnamento. E’ necessario quindi prestare particolare attenzione affinchè tutti i requisiti necessari per entrambe le forme, siano rispettati.
Quante copie
La fattura accompagnatoria deve essere emessa in tre copie: una rimane all’impresa, una va al vettore e una va consegnata al cliente. La fattura accompagnatoria va firmata dal cliente: nel ddt la firma è obbligatoria, per cui lo sarà anche per la f. accompagnatoria. La fattura deve essere firmata anche dal trasportatore (o dall’incaricato al ritiro). Le firme costituiscono prova dell’avvenuta consegna della merce.
La copia firmata dal cliente, va al venditore di solito in forma elettronica. Ormai la maggior parte dei vettori infatti, possiede un dispositivo digitale per la firma elettronica, con il quale poi inviano via email la fattura firmata e sottoscritta dal cliente.
Le fatture devono essere conservate per 5 anni ai fini dei controlli tributari; per 10 anni ai fini civilistici, vanno invece conservate le scritture relative sul giornale di contabilità. Per ragioni di prudenza, è sempre consigliabile conservare anche le fatture per 10 anni.