Se sei titolare di partita IVA, come ditta individuale o libero professionista, devi emettere le fatture in formato elettronico affinché passino prima dall’Agenzia delle Entrate, che effettua gli opportuni controlli previsti e poi arrivino al tuo cliente, sempre in formato elettronico.
In questa guida completa sulla fattura elettronica gratis ti spiego come creare, inviare e visualizzare gratis una fattura elettronica, come funziona il sistema, come creare una fattura elettronica gratis se se un libero professionista (per esempio un avvocato) ed infine ti fornisco un elenco di servizi e software sempre gratuiti per la gestione della tua fatturazione.
Come fare
A partire dal 2019, tutti coloro che hanno una partita IVA, quindi società, ditte individuali, liberi professionisti (avvocati, architetti, ecc.) devono emettere fattura elettronica, a meno che siano nel forfettario, il regime esonerato alla fatturazione elettronica. Se hai una partita IVA, puoi usufruire del servizio di fatturazione elettronica gratis messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate e il cui utilizzo è molto semplice e intuitivo.
Grazie al servizio online dell’Agenzia delle Entrate puoi usufruire di questi servizi:
- Creazione della fattura elettronica;
- Invio;
- Visualizzazione.
Vediamo passo per passo come fare.
Creazione
Innanzitutto devi sapere che la fattura elettronica è differente da quella cartacea solo per due motivi:
- Per emetterla occorre un pc, un tablet o uno smartphone;
- Passa attraverso il SDI ossia il sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate e poi va al cliente.
Per quanto riguarda il contenuto, è lo stesso della fattura di carta, quindi non c’è nessuna difficoltà nella compilazione: tutto rimane uguale a prima.
L’Agenzia delle Entrate mette a tua disposizione ben tre servizi gratuiti (xml free) per la compilazione, invio e visualizzazione delle fatture elettroniche:
- Servizio online, accessibile sul portale Fatture e Corrispettivi;
- Software che puoi usare anche quando sei offline, quindi senza connessione web;
- Applicazione per iOS (iPhone e iPad) e per Android denominata Fatturae (in tali casi occorre la connessione web).
Attenzione
Per usare questi servizi devi essere registrato. Se non lo hai fatto, procedi ora alla Registrazione ai servizi web dell’Agenzia.
Vediamo come creare la fattura elettronica tramite il primo servizio, ossia Fatture e Corrispettivi, che è il servizio online gratis dell’Agenzia delle Entrate. Una volta appreso questo servizio, usare l’app Fatturae è facilissimo perché la procedura è simile. Iniziamo!
Collegati al sito Fatture e Corrispettivi e inserisci le tue credenziali per accedere:
Adesso, se è la prima volta che entri, devi registrare il tuo indirizzo dove ricevere le fatture passive (ossia quelle che ti inviano i tuoi fornitori). L’indirizzo che puoi inserire può essere una PEC oppure un codice univoco destinatario (qui puoi leggere cos’è il codice univoco e come richiederlo):
Dopo aver inserito il tuo indirizzo (Pec o codice univoco), torna nella schermata precedente e clicca su Fatturazione elettronica:
Bene, ora hai due possibilità:
- Creare una nuova efattura;
- Importarla da un file xml che hai già compilato a parte parzialmente.
Nel primo caso devi scegliere, dalla sezione Crea nuovo File il tipo di fattura che devi emettere (ordinaria, semplificata o verso la PA-Pubblica Amministrazione); nel secondo caso nella sezione Importa da file XML devi semplicemente importare il file dal tuo pc. Supponiamo che tu voglia creare una fattura ordinaria ex novo, quindi clicca su Fattura ordinaria:
A questo punto compila la efattura con i dati del tuo cliente:
Ora inserisci i dati della fattura:
Dopo aver inserito tutti i dati, clicca su Invia in basso a destra:
Fatto! Hai appena compilato e inviato la tua fattura elettronica. Adesso la riceve l’Agenzia delle Entrate, la controlla ed entro un paio di giorni se il controllo va a buon fine, la invia automaticamente al tuo destinatario. Puoi controllare l’esito dell’invio cliccando su Monitoraggio dei file trasmessi:
Visualizzazione
Quando un tuo fornitore ti invia una fattura elettronica, essa è in formato xml, che così com’è è praticamente illeggibile! Nulla di preoccupante, per convertire una fattura da formato xml a pdf, quindi leggibile, ci sono due modi:
- Servizio gratis online fornito dall’Agenzia delle Entrate e che si chiama Fatture e Corrispettivi (devi essere registrato);
- Altri servizi privati online, senza registrazione.
In questa guida ti spiego per filo e segno come visualizzare una fattura elettronica tramite questi servizi.
Professionisti
I professionisti, quando compilano la fattura, devono inserire delle specifiche voci che nelle fatture classiche non sono presenti. Si pensi ad esempio alla ritenuta d’acconto o alla cassa previdenza per le fatture emesse dagli avvocati. Ecco allora di seguito alcuni servizi per la creazione di una fattura elettronica, online e gratis che potrebbero fare al tuo caso:
- Creazione fattura elettronica per avvocati e studi legali;
- Per gli architetti e ingegneri va benissimo il sistema fornito dall’Agenzia delle Entrate (il servizio Fatture e corrispettivi che ti ho spiegato nel paragrafo precedente) oppure l’applicazione Fatturae per iPhone/iPad e per Android (creata sempre dall’Agenzia delle Entrate.
Elenco software
Per creare, visualizzare e conservare la fattura elettronica puoi usare uno di questi servizi online o software gestionali gratis:
- Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate (servizio online accessibile da pc, nei paragrafi precedenti ti ho spiegato passo per passo come usarlo);
- Infocamere, il servizio fornito gratis dalle Camere di Commercio (Unioncamere) per creare, inviare e conservare le fatture elettroniche (anche in questo caso devi registrarti al servizio);
- Cloudfinance, un servizio privato e completamente gratuito.
Questi servizi sono accessibili da Mac e Windows.
Molti altri servizi privati sono gratis per un periodo di prova e poi sono a pagamento.
Soggetti esenti
Infine, ricordiamo che sono esentati dalla fatturazione elettronica i seguenti soggetti:
- Partite IVA in regime di vantaggio;
- Partite IVA in regime forfettario;
- Piccoli produttori agricoli.
Se fai parte di queste categorie, non sei obbligato a emettere fattura elettronica, che tu sia un avvocato, un ingegnere, un architetto o un grafico free lance. Tuttavia, devi organizzarti per ricevere le fatture elettroniche dei tuoi fornitori, che sicuramente ti chiederanno dove inviarti le efatture. In questo caso devi fornire loro il tuo indirizzo di fatturazione elettronica, che può essere:
- La tua PEC; posta elettronica certificata;
- Codice univoco destinatario. In questa guida completa ti spiego come funziona il codice univoco e come ottenerlo.