Fattura quietanzata 2024: emissione, fac simile, modello

Alcune volte succede di voler certificare il pagamento di acquisto di un bene e/o un servizio da un’azienda, in modo tale da tutelarsi da future pretese economiche da parte di tale azienda. In questo caso quello che bisogna fare è utilizzare una fattura quietanzata che ha valore legale in tal senso.

In questa guida ti spiego come funziona la fattura quietanzata, cosa deve contenere affinché sia valida legalmente al 100%, quali sono i casi in cui è valida e quali in cui è invalida, come si emette, ti offro un modello fac simile word da compilare ed utilizzare subito, dunque ti spiego quando perde valore legale.

Cosa significa

La fattura quietanzata é una fattura sulla quale il venditore appone la sua firma e alcuni elementi probatori, allo scopo di comprovarne l’avvenuto pagamento e chiarire le rispettive posizioni in caso di illegittime pretese.

Come funziona

Sebbene la definizione sia piuttosto semplice, non lo sono le conseguenze che ne derivano: una fattura quietanzata é molto importante perché libera il debitore da qualsiasi pretesa futura. La fattura risulta pagata e il creditore non potrà più pretendere alcun importo in ragione di quella merce (o servizi prestati).

La quietanza rappresenta a tutti gli effetti una prova (prova documentale precostituita) dell’eseguita prestazione in quanto confessione esplicita del completo pagamento. Il compratore deve quindi conservarla con cura e mostrarla in caso di:

• Ulteriori pretese di pagamento da parte del creditore;
• Merce difettata: con la fattura quietanzata si conferma di aver comprato l’oggetto e quindi il diritto di rivalsa é garantito.

Validità

Affinché la quietanza sia valida e quindi effettiva, la fattura deve presentare:

• L’operazione che esigeva il pagamento (ad esempio descrizione e quantità delle merci o natura della prestazione);
• La dicitura “per quietanza” (apposta a penna o con timbro); la dottrina giurisprudenziale non ammette come quietanza la semplice dicitura “pagato” (in quanto la sola scritta “pagato” potrebbe riferirsi anche a un pagamento parziale).
• La precisa somma pagata;
• La data del pagamento; anche se in realtà non é strettamente necessaria, in quanto per la data del pagamento sono ammesse altre prove, (testimoniali, ecc.);
• La firma del creditore.

Emissione: come fare una

Affinché sia valida la quietanza, deve essere rilasciata in forma scritta e può essere costituita per atto pubblico o per scrittura privata. La forma più usata e più semplice é quella per scrittura privata. In questo caso il debitore, dopo aver pagato la sua obbligazione, chiede al creditore di farsi rilasciare una “quietanza di pagamento”.

Con la quietanza di pagamento il venditore dichiara esplicitamente di aver ottenuto l’importo pattuito e di non avere più nulla da pretendere, quindi sulla fattura pone con timbro la dicitura “per quietanza”, la firma e si assicura che sia presente la descrizione dei beni e l’importo pagato (elementi affinché la fattura sia valida).

È indifferente dove viene fatta l’annotazione: può essere a margine della fattura, in alto oppure sul retro, ma anche sull’assegno di pagamento (purché siano annotati anche gli altri elementi essenziali della quietanza).

Modello

Oltre ad apporre timbro e firma sulla fattura o sull’assegno, é possibile anche emettere un documento a parte, denominato appunto “quietanza di pagamento” in cui il venditore asserisce il pagamento dell’operazione. Questo modello é usato soprattutto quando si hanno più fatture da quietanzare

Valore legale del pagamento

Non sono state rare le cause giudiziali dove il venditore portava, a dimostrazione del suo credito, la fattura con la dicitura “pagato”. Il massimo organo della magistratura italiana, ossia la Corte di Cassazione Sezione Unite, con la sentenza n. 6877 del 13/05/2002 e poi la n.19888 del 22/09/2014, ha sottolineato che la semplice dicitura “pagato” apposta dal creditore su una fattura non sta ad indicare nulla.

La fattura quietanzata deve infatti contenere gli elementi che la contraddistinguono (la dicitura “per quietanza” apposta a penna o con timbro, la descrizione dei beni/servizi venduti, l’importo pagato e la firma del venditore). Una fattura correttamente quietanzata assume valore probatorio.

Con una fattura quietanzata correttamente, il venditore non ha più diritto a pretendere altro dalla controparte. Non può quindi contestarla, tranne nei seguenti casi:

• Dimostra di aver sottoscritto la fattura per violenza (quindi dietro minaccia di qualcuno);
• Dimostra un errore di fatto (per esempio: pensava di emettere quietanza per il bene A e invece l’ha emessa per il bene B non ancora pagato). In tal caso l’errore però deve essere “scusabile” ossia avvenuto in circostanze tali da trarre in inganno chiunque.