Fatturazione elettronica 2024: come funziona, cosa cambia, codice

A partire dal 1° gennaio 2019, i titolari di partita IVA devono emettere non più la fattura cartacea ma quella elettronica: in questo modo i fati passano prima attraverso il Sdi (Sistema di Interscambio) dell’Agenzia delle Entrate e poi dopo i dovuti controlli arrivano al cliente finale.

In questa guida completa sulla fatturazione elettronica ti spiego cos’è e come funziona, cosa cambia per i soggetti privati e non, chi sono i soggetti non obbligati all’emissione di fattura elettronica, come compilare una e-fattura, ti fornisco un esempio di compilazione attraverso il software gratuito dell’Agenzia delle Entrate ed infine come richiedere il codice destinatario univoco per ricevere le e-fatture.

Cos’è e come funziona

La fatturazione elettronica è un sistema per emettere, inviare e recapitare la fattura senza usare carta. A partire dal 1° gennaio 2019, se sei titolare di partita IVA, imprenditore o libero professionista, devi emettere fattura elettronica. Non puoi più usare le fatture cartacee e neanche i PDF, ma file in formato xml, che ti spiegheremo più avanti.

Chiaramente l’obbligo riguarda solo i rapporti tra soggetti italiani: se emetti una fattura verso l’estero non puoi usare quella elettronica perché il tuo fornitore non ha gli elementi necessari per supportarla.

Devi emettere fattura elettronica non solo quando emetti una fattura a un altro titolare di partita IVA, ma anche verso i consumatori finali non titolari di partita IVA. Quindi, se per esempio se una ditta che effettua lavori edilizi in casa di un privato, devi emettere fattura elettronica.

Privati

Per fattura elettronica tra privati si intende un’impresa che emette una fattura verso un’altra impresa oppure verso il consumatore finale.

Cosa cambia

La fattura elettronica, alla fine dei conti non cambia molto rispetto a prima: i dati da inserire in fattura sono gli stessi, l’unica cosa che realmente cambia è i passaggi che la fattura fa. Ecco come funziona: tu azienda emetti una fattura elettronica, non più su carta o pdf, ma su file xml (più avanti vedremo come).

Chiaramente per emetterla occorre un pc (o tablet o smartphone), la fattura non va direttamente al tuo cliente, ma passa prima dall’Agenzia delle Entrate.

L’Agenzia delle Entrate controlla che la fattura presenti tutti i dati e che codice fiscale e partita IVA siano realmente esistenti. Una volta effettuato questo controllo, invia la fattura al destinatario, ossia al cliente dell’azienda che ha emesso la fattura. La invia tramite PEC o tramite Codice univoco (sarebbe un indirizzo internet), ecco perché il cliente deve dare al fornitore il suo indirizzo PEC o il suo Codice Univoco al momento della compilazione della fattura.

Ricapitolando:

1. L’azienda emette la fattura, non su carta, ma tramite pc. Il cliente gli indica la sua PEC;
2. L’azienda trasmette la fattura, che passa dall’Agenzia delle Entrate, la quale effettua i dovuti controlli;
3. L’Agenzia delle Entrate invia la fattura al cliente finale, sulla PEC indicata al punto 1. All’azienda emittente invia una “ricevuta di recapito” indicante data e ora in cui il destinatario ha ricevuto la fattura.

Cosa deve contenere. I dati da riportare in fattura, quindi, sono gli stessi che riportavi nella fattura cartacea. L’unico dato aggiuntivo è la PEC. Nell’ultimo paragrafo di questa guida, intitolato “Come fare” trovi passo per passo come emettere e inviare una fattura elettronica tramite servizi privati oppure tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate.

Soggetti non obbligati

Non sei obbligato a emettere fattura elettronica se sei impresa o libero professionista con partita IVA in:

1. Regime di vantaggio (art. 27 del D.L. 98/2011);
2. Regime forfettario (art. 1 della L. 190/2014);
3. Piccolo produttore agricolo (art. 34 del D.P.R. 633/1972).

In tutti questi casi non sei obbligato a emettere fatture elettroniche e puoi continuare a emettere quelle cartacee. Se comunque lo desideri puoi benissimo emettere anche quelle elettroniche, ma non sei obbligato.

Dentisti, medici (di base, convenzionati, privati, specialisti..) e farmacisti sono esclusi dall’obbligo di emettere fattura elettronica per il 2019. L’esonero è momentaneo, solo per il 2019.

Richiesta codice univoco

Come richiederlo. I clienti possono ricevere la fattura tramite due modi a scelta:

1. Su PEC;
2. Tramite Codice Univoco.

Quindi, nel momento in cui il tuo fornitore ti chiede i tuoi dati per emettere la fattura, insieme a tutti gli altri dati (n. P. IVA, indirizzo, ecc.) devi decidere se dargli anche la PEC oppure il Codice Destinatario Univoco.

Se usi un software privato per la fatturazione elettronica, il Codice Univoco te lo fornisce direttamente l’azienda di fatturazione online. Tu dovrai solo darlo ai tuoi fornitori in modo che ti inviino le fatture direttamente sul tuo gestionale privato. Maggiori informazioni le trovi sul sito ufficiale FatturaPA.

Meglio la PEC o indirizzo Univoco? Non cambia nulla a livello legale, tu puoi scegliere uno o l’altro. Più che altro si tratta di una comodità se ricevi decine e decine di fatture ogni giorno: in questo caso potresti preferire un software di e-fatturazione privato, che ti fornisce anche un indirizzo Univoco in modo che tutti i tuoi fornitori ti mandino le fatture direttamente nel tuo gestionale.

Come fare

Come fare la fattura elettronica. Per compilare una fattura elettronica ti serve:

1. Un pc (o un tablet o uno smartphone);
2. Un software che ti permetta di creare una fattura nel formato file xml previsto dalla legge (Provvedimento Agenzia delle Entrate del 30/04/2018).

Puoi usare sia i programmi messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, in maniera del tutto gratuita, sia programmi privati (purché rispondenti al provvedimento dell’Agenzia). Puoi comprare i programmi privati dalle aziende che vendono i software di contabilità.

Software dell’Agenzia delle Entrate

Per compilare e inviare le fatture elettroniche, puoi usare uno di questi tre programmi messi a disposizione dall’AdE:

1. La piattaforma “Fatture e Corrispettivi”; ossia un sistema di interscambio (Sdi) che permette appunto lo scambio delle fatture;
2. Un’applicazione per tablet e smartphone, che si chiama Fatturae, disponibile su Play Store per Android e su iTunes per Apple;
3. Un programma scaricabile su pc e che puoi usare anche offline, quindi senza internet.

Esempio compilazione

Vediamo di seguito come compilare una fattura elettronica tramite la piattaforma Fatture e corrispettivi:

1. Innanzitutto devi loggarti al sito, tramite credenziali SPID (“Sistema Pubblico dell’Identità Digitale”) oppure CNS (Carta Nazionale dei Servizi) oppure Fisconline/Entratel. Puoi ottenere le credenziali Fisconline/Entratel all’Agenzia delle Entrate (recandoti presso un ufficio oppure richiedendolo online). 
2. Se è la prima volta che ti colleghi, clicca su Registrazione dell’indirizzo su cui ricevere le tue fatture elettroniche, in modo da inserire Codice destinatario oppure la tua PEC, dove tutte le aziende che emettono fatture nei tuoi confronti potranno inviartele. In questo modo, quando un’azienda ti fa una fattura deve solo inserire la tua P. IVA e in automatico il sistema ti invia la fattura sulla tua PEC o codice univoco da te inseriti.
3. Ora torniamo a noi, come emettere la fattura elettronica. Sempre nella stessa schermata, clicca su Fatturazione Elettronica e Conservazione: 
4. Nella pagina che si apre hai due possibilità: creare una nuova fattura, oppure importare una fattura in formato xml che hai già predisposto esternamente, tramite un software esterno all’Agenzia delle Entrate. Supponiamo di voler creare una fattura con il sistema gratuito dell’Agenzia delle Entrate, quindi devi scegliere tra Fattura ordinaria, Semplificata, oppure Fattura PA (alla Pubblica Amministrazione): 
5. Bene, a questo punto devi compilare tutti i campi con i dati del destinatario fattura, ossia il tuo cliente. In questo momento devi chiedere al tuo cliente qual è il suo indirizzo dove intende ricevere la fattura, se su PEC oppure tramite Codice Destinatario (un codice di 6/7 cifre). Se la vuole su Codice destinatario, allora devi inserirlo nell’apposito spazio. Se la vuole su Pec, allora in codice destinatario devi inserire 0000000 (7 zeri) e in PEC il suo indirizzo PEC. Cliccando su Salva cliente puoi salvare i dati di questo soggetto in modo da non doverlo inserire di nuovo nelle prossime fatture: 
6. Adesso inserisci i dati relativi alla fattura (numero documento, data): 
7. Dopo aver inserito tutti i dati, e aver verificato la fattura, clicca su INVIA, che trovi in basso: 
8. Bene, adesso hai finito, nei prossimi giorni, in home page controlla se l’invio è andato a buon fine, puoi farlo andando in Home page e cliccando su Monitoraggio ricevute dei file trasmessi: 

Se l’Agenzia delle Entrate ha scartato una fattura, allora devi correggere l’errore. Devi compilare la fattura con la stessa data e numero di quella errata. Trovi maggiori info sulla procedura di riemissione fattura nella circolare 13/E/2018).

Qui invece trovi tutte le FAQ con le risposte dell’Agenzia delle Entrate in merito alla fatturazione elettronica.