Sono lontani i tempi in cui per autenticare un documento occorreva apporre la propria firma su carta. Oggi grazie all’informatica e al web, persino la firma ha il suo formato elettronico: stiamo parlando della firma digitale, l’equivalente informatico di una classica firma.

In questa guida completa sulla firma digitale ti spiego cos’è e come funziona, cosa si può fare, qual è la differenza tra firma digitale e firma digitale remota, come ottenerla, come procedere con l’attivazione ed infine come rinnovarla considerando che la durata del certificato è di solito pari a 3 anni.

Cos’è e come funziona

La firma digitale è il corrispettivo informativo della classica firma a penna su carta. In qualità di firma digitale, ha delle specifiche caratteristiche, essa è:

  1. Autentica, la firma digitale rappresenta con certezza una persona;
  2. Integra, assicura che il documento non abbia subìto modifiche dopo la sottoscrizione;
  3. Legale, una volta apposta la firma, il documento diventa valido legalmente a tutti gli effetti. Chi la riceve non può rifiutarla: è obbligato ad accettarla, essendo legale sotto ogni profilo.

A cosa serve. Grazie alla firma digitale puoi firmare qualsiasi documento e renderlo valido. Per esempio puoi firmare fatture, visure camerali, contratti, ecc. In questo modo si evita spreco di carta e tempo soprattutto nei rapporti con la pubblica amministrazione.

Remota

Le firme digitali, per funzionare richiedono il download e l’installazione di hardware sul pc, solitamente una chiavetta. Adesso, oltre alla classica firma digitale, puoi optare per la firma digitale remota ossia che non necessita dell’installazione di hardware sul pc. Tipico esempio di firma digitale remota è quella di Aruba che funziona grazie a un kit composto da:

  • Una smart card virtuale;
  • Un software di verifica da installare sul pc;
  • Un device generatore di password OTP. Si tratta di un token dove devi spingere un pulsante per fare apparire una password, ogni volta diversa, in modo da rendere sicura e affidabile l’operazione. Eccone un esempio:

Differenza tra firma digitale e firma digitale remota

La Firma Digitale equivale a una firma su carta. É valida, autentica e il ricevente non può rifiutarla. Per apporre la firma digitale su un documento è necessaria una business key (chiavetta USB) oppure una smart card (una carta che somiglia a un bancomat). Grazie alla firma digitale hai a disposizione:

  1. La firma digitale;
  2. La CNS (Carta Nazionale dei Servizi) da usare per accedere ai portali della PA.

La firma digitale quindi, contiene due certificati:

  1. Il certificato di firma;
  2. Il certificato CNS (Carta Nazionale dei Servizi) grazie al quale puoi accedere ai siti della Pubblica Amministrazione (Agenzia delle Entrate, Camera di Commercio, ecc.).

La Firma Digitale Remota invece offre solo la firma digitale, quindi non comprende anche la CNS. Inoltre, per apporre la firma su un documento non occorre la chiavetta o la smart card, ma solo il software di firma e una OTP (One Time Password) generata da un piccolo device (token) oppure direttamente da un’applicazione da installare sul cellulare.

La differenza sostanziale dunque, è che la firma digitale ha anche la CNS che serve per l’accesso ai portali della pubblica amministrazione, mentre la firma digitale remota serve solo per firmare i documenti.

Cosa si può fare

Grazie alla firma digitale puoi:

  • Firmare i documenti ed essere sicuro che la controparte dovrà accettarli;
  • Autenticarti sui siti della pubblica Amministrazione, per esempio sul sito dell’Agenzia delle Entrate, Camera di Commercio, ecc.);
  • Effettuare operazioni varie come fare una visura catastale, inviare il 730, ecc.;
  • Risparmiare tempo facendo tutto online, evitando di stare in fila agli sportelli.

Come ottenere

Per ottenere la firma digitale devi comprare un apposito kit da un ente autorizzato da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale, facente parte della Presidenza del Consiglio dei Ministri). I kit più venduti sono quelli di:

  • Aruba;
  • Poste Italiane;
  • Camera di Commercio.

Tutto quello che devi fare è:

  1. Collegarti al sito dell’azienda o ente da cui hai deciso di comprare il kit (per esempio Aruba);
  2. Comprare il kit, inserire online i tuoi dati anagrafici e il tuo indirizzo;
  3. Il kit arriverà direttamente al tuo domicilio. Puoi scegliere l’autenticazione tramite postino: dovrai consegnarli una fotocopia della tua carta di identità;
  4. Il postino ti consegna il kit e prende la copia del tuo documento; a questo punto il kit non è ancora attivo, ma è in stato “sospeso”;
  5. Il postino spedisce il tuo documento ad Aruba; a questo punto Aruba lavora i tuoi dati e, appena possibile, ti manda una mail dicendoti che da questo momento è possibile attivare il kit;
  6. Ora non ti resta che collegarti al sito di Aruba per attivare il kit. Nel kit ci sono tutte le istruzioni di attivazione.

I costi del kit vanno dai 30 ai 60 euro.

Tempi di consegna: una volta che compri il kit, devi quindi attendere che il postino lo consegni al tuo domicilio. Inoltre, come detto poc’anzi, una volta che ricevi il kit non puoi attivarlo subito ma devi attendere che il gestore lavori i tuoi dati. Tramite un’email ti informerà che puoi procedere con l’attivazione online. Di solito quindi, tra l’acquisto del kit e l’attivazione passano circa 10 giorni.

Camera di Commercio

Se sei titolare di un’impresa iscritta alla Camera di Commercio, informati presso la sede: molte Camere di Commercio la offrono gratuitamente o comunque a un costo nettamente inferiore rispetto a chi non ha la partita IVA. È un servizio offerto a tutti gli iscritti.

Rinnovo

Quando compri il kit per la firma digitale, si nota subito un particolare: il kit ha una durata, solitamente pari a 3 anni. Questo significa che alla scadenza devi rinnovare il certificato di firma. Di regola il gestore ti permette di rinnovare la firma già tre mesi prima della scadenza, fino al massimo il giorno prima della scadenza. Se fai superare questo termine, la tua firma digitale scade e quindi devi comprarne una nuova.

I costi del rinnovo dipendono da servizio a servizio: è sicuramente meno costoso dell’acquisto ex novo di una firma digitale in quanto devi solo rinnovare il certificato ma non devi comprare nessun kit.