Le società sono obbligate a tenere dei libri, ossia dei registri su cui annotare documenti o altre operazioni. Questi libri devono essere conservati per la durata stabilita dalla legge, in modo che le autorità in caso di controllo possano fare le opportune verifiche.
In questa guida completa sui libri sociali ti spiego cosa sono e come funzionano, come procedere la vidimazione (anche detta bollatura), i casi in cui è obbligatoria e quando non lo è, l’importo della tassa di concessione governativa ed infine come usufruire del ravvedimento operoso.
Cosa sono e come funzionano
I libri sociali, sono dei registri che devono tenere tutte le società di capitali (s.r.l., s.r.l.s., s.a.p.a., s.p.a.). L’elenco dei libri sociali obbligatori è contenuto nell’articolo 2421 del codice civile:
- Libro dei soci; indica i dati anagrafici dei soci, la consistenza della quota o il numero delle azioni detenute;
- Libro delle obbligazioni; indica le obbligazioni in essere e quelle già pagate, i dati dei creditori;
- Libro delle assemblee e decisioni prese dai soci; contiene tutti i verbali assembleari;
- Libro delle assemblee e delle decisioni prese dal Cda (consiglio di amministrazione);
- Libro delle assemblee e delle decisioni prese dal Collegio sindacale o dell’organo di controllo;
- Libro delle assemblee e delle decisioni prese dal comitato esecutivo, se nell’impresa è presente;
- Libro delle assemblee e delle decisioni prese dai titolari di obbligazioni, se l’impresa ne ha emesse;
- Libro dei prodotti finanziari.
Attenzione
Dal 30 marzo 2009, per le s.r.l. e le s.r.l.s. non è più obbligatorio tenere il libro dei soci, a meno che lo statuto preveda la sua presenza (art. 16 del D.L. 185/2008 e successiva Legge 02/2009).
Libri contabili
Oltre a questi libri sociali, sono obbligatori i seguenti libri contabili (art. 2214 c.c.):
- Libro giornale; è il libro che deve contenere tutte le registrazioni contabili;
- Libro degli inventari; è il libro da predisporre all’inizio dell’attività e poi ogni anno. Esso contiene la quantificazione del patrimonio dell’impresa e il bilancio d’esercizio;
- Altre eventuali scritture contabili richieste dal settore o dalle dimensioni della società.
Vidimazione
Obbligatoria
Per le società di capitali (s.r.l., s.r.l.s., s.p.a., s.a.p.a.) la vidimazione del libri sociali è obbligatoria il primo anno, quindi per mettere in uso i libri. Puoi fare la bollatura presso:
- La Camera di commercio;
- Un notaio.
Libri contabili
La vidimazione dei libri contabili (libro giornale e libro degli inventari) non è più obbligatoria, ma facoltativa, da fare sempre recandosi alla Camera di Commercio o da un notaio (art. 8 Legge 383/2001 “Legge Tremonti-bis”). Rimangono obbligatori solo questi due adempimenti:
- La numerazione progressiva delle pagine dei libri (che può fare direttamente l’impresa, senza andare dalla Camera di Commercio o dal notaio);
- Il pagamento dell’imposta di bollo al momento del primo utilizzo. Pagare l’imposta è molto semplice: basta applicare una marca da bollo sull’ultima pagina del libro. In alternativa si può pagare con modello F23, indicando il codice tributo 458 T – “imposta di bollo su libri e registri”.
Tassa
Le S.p.a., le S.r.l., le S.r.l.s. e la S.a.p.a. sulla vidimazione (detta anche bollatura) pagano la tassa di concessione governativa annuale e pari a:
- 309,87 euro, se il capitale sociale non supera i 516.456,90 euro;
- 516,46 euro, se il capitale sociale è maggiore.
Il capitale sociale di riferimento per il calcolo è il 1° gennaio dell’anno in cui viene versato. La tassa da pagare è sempre la stessa secondo gli importi di cui sopra, indipendentemente dal numero dei libri e delle pagine.
Codice Tributo: puoi pagare la tassa di concessione governativa di paga tramite modello F24, indicando il codice tributo 7085 – Tassa annuale vidimazione libri sociali. La scadenza per il pagamento è fissata al 16 marzo di ogni anno.
Le imprese di nuova costituzione possono versare la tassa anche utilizzando un bollettino postale intestato all’Agenzia delle Entrate.
Ravvedimento
La tassa di concessione governativa va versata ogni anno, entro il 16 marzo. In caso di versamento oltre la scadenza puoi usufruire del ravvedimento operoso:
- Entro 14 giorni dalla scadenza, puoi ravvederti pagando imposta dovuta + interessi + sanzione pari allo 0,1% per ogni giornata di ritardo;
- Entro 30 giorni dalla scadenza, puoi ravvederti pagando imposta dovuta + interessi + sanzione pari allo 1,5% fissa senza contare i giorni di ritardo;
- Entro 90 giorni dalla scadenza, puoi ravvederti pagando imposta dovuta + interessi + sanzione pari a 1/18 della sanzione minima del 30%;
- Entro un anno dalla scadenza, puoi ravvederti pagando imposta dovuta + interessi + sanzione pari a 1/8 della sanzione minima del 30%;
- Entro due anni dalla scadenza, puoi ravvederti pagando imposta dovuta + interessi + sanzione pari a 1/7 della sanzione minima del 30%;
- Dopo due anni dalla scadenza, puoi ravvederti pagando imposta dovuta + interessi + sanzione pari a 1/6 della sanzione minima del 30%.
La tassa + sanzione devi versarla con modello F24 – codice tributo 7085, mentre la sanzione devi versala con modello F23 con codice tributo 678T.
Obbligatori
In conclusione, ecco quali sono i libri sociali obbligatori per ogni tipo di società:
| Tipo di società | S.r.l. | S.r.l.s. | S.r.l. unip. | s.p.a. |
|---|---|---|---|---|
| Libro giornale | Si | Si | Si | Si |
| Libro degli inventari | Si | Si | Si | Si |
| Libro dei soci | No | No | No | Si |
| Libro delle obbligazioni | No | No | No | Si |
| Libro delle assemblee e decisioni dei soci | Si | Si | Si | Si |
| Libro delle assemblee e delle decisioni del Cda | Si | Si | Si | Si |
| Libro delle assemblee e delle decisioni del Collegio sindacale o dell’organo di controllo | Si | Si | Si | Si |
| Libro delle assemblee e delle decisioni del comitato esecutivo | No | No | No | Si (se esiste) |
| Libro delle assemblee e delle assemblee degli obbligazionisti | No | No | No | Si (se sono state emesse) |
| Libro dei prodotti finanziari | No | No | No | Si |