Packing list 2024: cos’è, esempio, fac simile Excel gratis compilare

Le spedizioni internazionali seguono delle regole precise: il trasporto da una nazione all’altra, specialmente quando il destinatario si trova in un Paese extra UE, necessita di maggiori accortezze rispetto a un trasporto europeo o nazionale.

In questa guida completa sulla packing list per esportazione ti spiego cos’è, come funziona, qual è il significato di questo termine, ti fornisco un esempio di fac simile da scaricare e compilare, in formato Excel, infine ti spiego la differenza con il DDT (documento di trasporto), che spesso genera confusione.

Cos’è e significato

Letteralmente packing list significa “lista di imballaggio” ed è un documento non fiscale, una lista che contiene informazioni sui pacchi di una spedizione. Si usa nelle spedizioni internazionali.

Solitamente una spedizione contiene più colli (pacchi). La packing list è un documento che contiene i seguenti dati:

• Nome, indirizzo del destinatario e informazioni di contatto;
• Indirizzo di origine del carico;
• Riferimento della fattura (ad esempio: fatt. n. x del XX/XX/XX);
• Nome del corriere;
• Numero totale di pacchi all’interno della spedizione;
• Numero, dimensioni, peso di ogni pacco, peso dell’intera spedizione;
• Lista degli articoli contenuti in ogni pacco, con descrizione, numero pezzi, peso netto e totale;
• Ulteriori informazioni per identificare ogni pacco (per esempio se si tratta di scatole di cartone, buste, ecc.).

Grazie alla packing list, l’esportatore, lo spedizioniere internazionale e il destinatario hanno tutte le informazioni sulla spedizione, numero di pacchi, dimensioni e peso di ogni pacco, compreso il metodo di imballaggio.

La packing list non è obbligatoria per le spedizioni nazionali, all’interno dei confini italiani. E’ obbligatoria quando si tratta di spedizioni internazionali, quindi per le merci che devi spedire verso un Paese extra UE.

Esempio

La packing list non è un documento fiscale, non c’è un formato prestabilito da seguire. Dunque puoi crearne uno tu stesso, secondo le tue esigenze.

Sebbene non esista un formato obbligatorio da usare, è bene che la packing list contenga specifiche informazioni, sopratutto quando si tratta di spedizioni internazionali, visto che in questa occasione è obbligatoria.

Fac simile Excel gratis

Ecco di seguito un esempio fac simile packing list in formato Excel, gratuita da scaricare. Essendo destinata ai Paesi extra UE, è bene che il documento sia in inglese. Tuttavia, abbiamo inserito la traduzione in italiano accanto a ogni parola.ì, così da facilitare la comprensione a chi non mastica benissimo l’inglese.

Questa packing list è abbastanza semplice e intuitiva da compilare. Ci sono tutti gli elementi importanti per questo documento.

Differenza con DDT

Sia il DDT (documento di trasporto) che la packing list sono dei documenti che contengono informazioni in merito alla merce trasportata. Ci sono però delle differenze.

La packing list serve solo nelle spedizioni internazionali e serve per identificare velocemente il contenuto di un carico.

Il DDT è un documento contabile di consegna, che certifica il trasporto e la consegna al destinatario.

Vantaggi della packing list

I vantaggi della packing list non sono pochi:

• Permette di conteggiare il prodotto spedito;
• Permette di determinare peso e costo del trasporto;
• Fornisce molti dettagli sulla merce spedita;
• Essendo una scheda indicativa dei materiali, nel caso in cui le merci siano ritenute pericolose, permette di usare le dovute accortezze;
• Permette di creare una prenotazione con il vettore internazionale;
• Serve come guida per il compratore che riceve la merce, per conteggiare il prodotto che ha ricevuto, fare le opportune verifiche, disimballare e immagazzinare facilmente la merce ricevuta;
• Aiutano a identificare un carico che si smarrisce, in particolare serve per i reclami e il risarcimento di tipo assicurativo;
• Facilita le ispezioni da parte delle autorità doganali;
• Può servire come documento giustificativo per un rimborso.

Per esportazione

Come visto finora, la packing list è un documento molto importante quando si tratta di spedizioni internazionali. Le esportazioni infatti, sono spedizioni di merci dall’Italia all’estero e ogni nazione ricevente ha delle sue regole.

Numero e tipologia di documenti che l’esportatore deve produrre ed esibire alle dogane, variano a seconda della destinazione e del tipo di spedizione. Può quindi succedere che per esempio, per spedire verso un Paese occorrano determinati documenti; mentre per spedire in un altro quei documenti non servano, ma ne siano necessari altri.

Ogni nazione ha una propria serie di regolamenti di importazione: l’esportatore è tenuto a informarsi. Prima ancora di far partire la merce, deve sapere quali documenti sono necessari per la spedizione delle merci per lo sdoganamento.

Discrepanze o omissioni nella documentazione non passano inosservate: se una merce viene fermata in dogana e ci sono lacune di tipo documentale, tutto si blocca: si crea un ritardo nell’esportazione della merce, e i funzionari doganali possono perfino sequestrare l’intero carico.

Informati per tempo, per evitare inutili ritardi, perdite di tempo che si traducono in perdite di denaro. Una buona idea è quella di chiedere direttamente all’importatore (ossia al cliente estero), quali sono i documenti, soprattutto se si tratta di un’impresa, quindi molto esperta in questo ambito.

Chi meglio del ricevente, può sapere quali documenti occorrono per far arrivare la merce nel suo Paese? L’importatore potrà comunicarti quali documenti sono richiesti nel suo paese e i controlli che subiscono le spedizioni, in modo da non arrivare in dogana impreparati.