Ti piacerebbe inviare una lettera raccomandata con ricevuta di ritorno, senza muoverti da casa, comodamente seduto davanti al tuo pc? Questo è quello che ti permette di fare una PEC, ossia un indirizzo di Posta Elettronica Certificata.

In questa guida completa sulla PEC ti spiego cos’è, a cosa serve, cosa certifica, perché ha valore di raccomandata con ricevuta di ritorno, quando puoi usarla, i vantaggi, cosa serve per attivarla, infine il costo, quanto costa attivare una PEC.

Cos’è e come funziona

PEC sta per Posta Elettronica Certificata ed è un’email. Ma un’email molto particolare: garantisce certezza giuridica dell’identità del mittente, data, ora di invio, ricezione dell’e-mail e contenuto. In pratica ha la stessa validità di una raccomandata con ricevuta di ritorno.

Quando spedisci una raccomandata con ricevuta di ritorno, se il destinatario firma la ricevuta, significa che le Poste hanno consegnato la lettera e il destinatario non può assolutamente dire di non averla ricevuta. Ha firmato e quindi non può negare.

Lo stesso avviene con la PEC: sebbene non ci sia nessun postino che consegna fisicamente la lettera e non ci sia nessuna firma, essa ha lo stesso valore di una raccomandata A/R. Il destinatario non può assolutamente dire di non averla ricevuta e ne è responsabile.

Certo, può succedere che non legga la PEC, ma in quel caso sarà sua responsabilità. Per la legge quell’email risulta consegnata ed era suo preciso dovere controllare la casella della posta in arrivo. Se non l’ha fatto, non ha giustificazione.

A cosa serve

La PEC puoi usarla per scrivere e inviare ufficialmente documenti alla pubblica amministrazione, ma anche a privati che a loro volta posseggono PEC. Tutto questo ti permette di inviare un’email che ha lo stesso valore di una raccomandata A/R, senza spostarti da casa tua.

Per inviare una PEC, anche il destinatario deve a sua volta possedere la PEC. Infatti, dalla tua PEC puoi inviare messaggi solo ad altre PEC, non a indirizzi email classici.

Cosa certifica

Un’email inviata tramite PEC certifica:

  • L’invio, ossia che il mittente ha inviato la lettera;
  • La consegna al destinatario;
  • La lettura.

Chi invia una PEC lo fa per avere la certezza legale che la mail sia arrivata a destinazione. E’ responsabilità del destinatario leggerla. Se non lo fa, ne é comunque responsabile, non può giustificarsi dicendo di non averla ricevuta o letta.

Dal punto di vista grafico, un account PEC non differisce da un classico account di posta elettronica. Infatti la differenza principale sta nell’indirizzo: in una classica email hai per esempio pincopallino@email.it oppure pincopallino@gmail.com, invece nella PEC hai pincopallino@pec.it oppure pincopallino@legalmail.it ecc..

Per il resto, scrivere e inviare una PEC è come scrivere e inviare una normale email (quindi bisogna inserire mittente, destinatario, oggetto, testo, firma) ma da uno specifico account PEC, che dà valore legale alla tua email.

In Italia solo gli imprenditori, la Pubblica Amministrazione, le aziende e i professionisti (avvocati, notai, commercialisti, ecc.) devono avere un indirizzo PEC. Tutti gli altri non hanno l’obbligo di averne uno: per loro avere una PEC è una scelta, facoltativa.

Se un soggetto obbligato per legge ad averne uno, non dispone di un indirizzo PEC, allora il mittente è costretto a inviare la classica raccomandata A/R. Quindi per esempio l’Agenzia delle Entrate o il Comune dovranno comunque inviare lettere formali o ingiunzioni di pagamento tramite raccomandata.

Ha valore di raccomandata

Una PEC ha valore di raccomandata A/R. Quando la invii infatti, il sistema ti dice di aver consegnato la PEC, quindi il tuo destinatario l’ha ricevuta, la trova normalmente nella sua casella di Posta in arrivo.

Sta al destinatario provvedere alla lettura. Essendo una PEC, è tenuto a leggerla: anche se non la legge, comunque è come se l’avesse letta, non può giustificarsi dicendo di non averla vista.

Se però, quando mandi una PEC, il sistema non ti da’ conferma della consegna, allora significa che c’è qualche problema: il tuo destinatario non l’ha ricevuta. In questo caso ti conviene controllare, capire se hai sbagliato indirizzo del destinatario o se c’è qualche altro problema.

Se il sistema non consegna la mail, allora non puoi usarla come prova legale di invio/ricezione. Il destinatario deve averla ricevuta, ma se non la riceve è chiaro che non ha alcuna responsabilità della non lettura. Se la riceve ma non la legge, allora è sua responsabilità.

Cosa serve per attivarla

Attivare una casella PEC è semplicissimo. Tutto quello che ti serve è:

  • Un pc collegato a internet;
  • Una carta per il pagamento (carta di credito, di debito…).

Con il tuo pc non devi far altro che collegarti al sito internet di un gestore di PEC e scegliere una delle offerte, dunque compilare il modulo di attivazione della PEC, pagare e basta. La tua PEC è pronta! I gestori di PEC sono tanti: Aruba, LegalMail, PosteCert, ecc., c’è solo l’imbarazzo della scelta.

Costo

Una PEC ha un costo abbastanza irrisorio: si parte dai 5 euro all’anno, per arrivare a costi un po’ più importanti se richiedi un servizio più ampio.

Il pagamento puoi farlo con carta di credito, oppure con carta di debito (quindi una classica prepagata). L’attivazione della PEC è istantanea: dopo il pagamento ricevi già le credenziali di accesso alla tua casella.

Tuttavia, ci sono molti vantaggi nell’avere un indirizzo PEC, soprattutto se sei all’estero. In alcuni casi una raccomandata impiega molto tempo per arrivare a destinazione, oppure si smarrisce, oppure arriva all’ufficio o alla persona sbagliata. Una PEC non comporta alcuno di questi problemi.

Avendo una PEC, non devi stampare la tua lettera, preparare una busta, recarti all’ufficio postale e perdere tempo tra lunghe code. E sicuramente al giorno d’oggi risparmiare del tempo non è cosa da poco.

Inoltre, inviare un messaggio PEC è proprio come mandare una classica email: è gratis. Nel senso che una volta attivata la tua PEC (e pagato il costo annuale o mensile), ogni volta che mandi una PEC non hai altri costi da pagare.

Infine, ma non meno importante, solitamente con una PEC si ottengono risposte più rapide dai destinatari. In molti casi le amministrazioni pubbliche hanno l’obbligo di rispondere entro tot giorni (di solito trenta) dalla ricezione della tua email.

Se consideri che il destinatario riceve la PEC istantaneamente, ciò significa che ha trenta giorni per rispondere alla tua email, conteggiati dal giorno in cui l’hai inviata. Invece con una raccomandata devi conteggiarli da quando il destinatario la riceve.