Difficilmente i clienti girano in tasca con importanti somme di denaro: ormai quasi tutti preferiscono pagare con sistemi informatizzati, sia per questioni di comodità che di sicurezza. La maggior parte dei negozi e dei professionisti d’altronde, è dotato di un sistema di pagamento POS.

In questa guida completa sul POS ti spiego cos’è e come funziona, cos’è un POS mobile e in cosa differisce da quello fisso, come richiederlo, quali sono costi fissi e commissioni da considerare.

Cos’è

Hai deciso di avviare un’attività e, finora, sei sempre stato dall’altra parte del bancone, come cliente. Hai quindi molte domande su come funzioni un POS e se la tua attività ne ha bisogno di uno oppure no.

Significato

La sigla POS significa Point Of Sale, ossia “punto di vendita”. Il POS è un apparecchio composto da hardware e software che lavorano insieme per elaborare un pagamento: esegue quindi le funzioni di un registratore di cassa, permette di monitorare le vendite, aggiungere le asse e creare ricevute e scontrini.

Come funziona

Il POS è un apparecchio che consente al negozio di ricevere i pagamenti con bancomat, carte di credito e anche con carte prepagate, semplicemente leggendo il chip che c’è all’interno di queste carte.

Il cliente che possiede per esempio un bancomat, se vuole pagare con esso al posto dei contanti, deve semplicemente avvisare il cassiere che appunto preferisce pagare con bancomat. Il cassiere quindi inserisce l’importo sul POS, inserisce il bancomat nell’apposita fessura e il cliente deve solo digitare il PIN. Semplicissimo.

Sistema contactless

Il sistema POS con il tempo si è evoluto: oggi non serve neanche inserire la carta nel POS, basta avvicinarla e il POS la riconosce. Un semplice BIP conferma al cassiere l’avvenuto pagamento. Sotto i 25 euro in genere il POS non chiede neanche il PIN, mentre oltre i 25 euro in genere lo chiede.

Il sistema contactless funziona con la carta, ossia accostando semplicemente la carta al POS, oppure il cellulare (o smartwatch). In questo caso, POS e cellulare (o lo smartwatch) devono possedere la tecnologia NFC (Near Field Communication): è una tecnologia che permette appunto i pagamenti anche tramite sistemi mobili (come il cellulare o lo smartwatch).

Il funzionamento è analogo a quello della “strisciata” della carta. Il cliente non deve far altro che avvicinare lo smartphone al POS e quest’ultimo riconosce il chip NFC inserito. Così si può effettuare il pagamento e la transazione prosegue come sempre.

POS mobile: come funziona

Un POS mobile (detto anche POS portatile) è un POS generalmente di dimensioni più piccole rispetto a quello classico. La particolarità di questo POS è che si può usare ovunque, in mobilità. E’ quindi l’ideale per esempio per i corrieri che devono accettare i pagamenti durante le consegne, oppure per i professionisti che accettano pagamenti nel proprio studio o a casa dei clienti.

Per esempio, supponiamo che tu sia un medico che ti sposti in giro per l’Italia a visitare i pazienti. Al posto di avere un POS in ogni studio, ne possiedi solo uno, che puoi portare sempre con te. Funziona in maniera analoga al classico POS: il cliente deve avvicinare la carta (o lo smartphone o lo smartwacth) e il mPOS avvia il pagamento.

Come accettare un pagamento

Per far funzionare il mPOS, devi connetterlo a un bluetooth. Puoi connetterlo per esempio al bluetooth del tuo cellulare, e su quest’ultimo devi aver installato un’apposita applicazione per gestire i pagamenti. Il POS si collega quindi al cellulare tramite la connessione dati dello smartphone oppure un wifi disponibile nelle vicinanze.

Ecco come fare una transazione con il POS portatile:

  1. Prima di tutto devi attivare il bluetooth sul tuo cellulare e, tramite il bluetooth collegare POS a cellulare;
  2. Connetti ora il POS al web usando la rete del tuo telefono oppure una rete wireless;
  3.  Avvia l’applicazione che hai sul cellulare e digita l’importo da pagare;
  4. Infine accetta il pagamento appoggiando al POS la carta del cliente oppure il suo telefono.

Come richiederlo

Avere un POS è semplice: devi solo stipulare un contratto con una banca oppure una società che li fornisce. Il gestore ti fornirà di tutto: POS e istruzioni di utilizzo.

Chiaramente, in fase di stipula, puoi scegliere la tipologia di POS che desideri: un POS fisso o mobile, per esempio. Molto importante è leggere bene il contratto, le condizioni e soprattutto i costi.

Costi fissi e commissioni

Il POS incide sui costi aziendali, difatti bisogna considerare costi fissi e commissioni. In generale, si stima che un POS costi a un’attività circa 1.500/2.500 euro annui. I costi dipendono da vari fattori:

  • Installazione. Il costo iniziale da sostenere è quello dell’installazione. In questa fase si attribuisce il codice di abilitazione, si attiva il terminale e se ne verifica il funzionamento. Alcune aziende effettuano tutto da remoto, per altre invece è necessario l’intervento di un tecnico presso il negozio. Che non è un aspetto negativo: con un incontro con il tecnico puoi chiarire alcuni aspetti di funzionamento che non ti sono chiari, per esempio;
  • Acquisto o noleggio del POS. Se hai deciso di comprare il POS, il costo lo paghi una sola volta. Se lo noleggi, devi pagare un canone periodico;
  • Canone mensile. E’ la spesa fissa da pagare per usufruire del servizio, che in genere arriva fino a circa 20 euro al mese. Alcuni fornitori offrono un canone pari a zero. Ma in questo caso è necessario considerare bene le altre voci di spesa, per capire se c’è un rincaro su queste ultime;
  • Costo fisso sulle operazioni: è il costo fisso che si paga al gestore per ogni pagamento gestito. In genere va da pochi centesimi a pochi euro;
  • Assistenza tecnica. Nel contratto, controlla se l’assistenza per interventi tecnici è inclusa nel canone oppure no. Se è un costo a parte, allora valuta tutte le opportunità;
  • Commissione sulle operazioni. Per ogni pagamento effettuato, l’ente fornitore prende una commissione.

Alcuni enti, offrono degli sconti a chi ha un transato elevato. Per esempio: se in un anno superi 80.000 euro di transato, ti offrono uno sconto su ogni commissione. Le offerte sul mercato sono tante: ogni gestore confeziona il suo pacchetto, dunque prima di sottoscrivere un contratto, è sempre bene chiedere più preventivi.