Rimborso chilometrico 2024: ACI, calcolo, tabelle, modulo, auto propria

Soprattutto quando si tratta di impieghi nel settore della vendita e della rappresentanza, gli spostamenti all’interno della provincia, della regione o dell’intero territorio italiano, sono all’ordine del giorno. In questo caso l’azienda provvede per il dipendente il rimborso delle spese sostenute per l’acquisto del carburante.

In questa guida completa sul rimborso chilometrico ti spiego cos’è e cosa comprende, come calcolare la quota di rimborso a cui ha diritto il dipendente secondo le tabelle ACI, come funziona la tassazione del rimborso, sia in capo al dipendente che in capo all’azienda, infine ti fornisco un modulo fac simile da consegnare ai dipendenti per ottenere il rimborso delle spese sostenute.

Cos’è

Spesso le aziende hanno bisogno di agenti di commercio, rappresentanti, venditori, ma non solo: sono tanti i motivi per cui un dipendente può essere chiamato a svolgere il suo lavoro in una sede diversa da quella aziendale. In questa situazione, l’azienda opta solitamente per due alternative:

1. Dotare i dipendenti di un’auto aziendale;
2. Chiedere al dipendente la disponibilità della propria auto personale.

In entrambi i casi il dipendente ha diritto al rimborso chilometrico, ossia al rimborso della spesa sostenuta per l’acquisto del carburante: benzina, GPL, gas auto.

Spesso le aziende optano per l’uso dell’auto personale del dipendente, proprio perché con il tempo la deducibilità per l’acquisto di un’auto è andata sempre diminuendo, ecco perché le imprese preferiscono che sia il dipendente a viaggiare con la sua auto, chiaramente rimborsando la spesa effettuata per l’acquisto del carburante per gli spostamenti.

Dipendenti

Quando spetta

Possono chiedere il rimborso chilometrico i seguenti soggetti:

1. Amministratori professionisti e non professionisti;
2. Soci;
3. Dipendenti;
4. Collaboratori, quindi anche personale esterno, non assunto dalla società ma ad essa legato da contratto anche occasionale di collaborazione.

Il rimborso chilometrico spetta solo se è stato deciso dall’azienda in accordo col lavoratore. Quindi l’accordo tra le parti deve prevedere espressamente:

1. Il riconoscimento della somma per ogni km percorso;
2. Il consenso del lavoratore a utilizzare la sua auto personale;
3. Il periodo di tempo per cui è valido il rimborso (che può essere anche senza scadenza).

Tragitto casa lavoro

Di solito il rimborso chilometrico è previsto quando si svolge un lavoro che porta a spostarsi, tipico caso è quello del rappresentante che ogni giorno si reca dai potenziali clienti. Tra l’altro, le buste paga di altre tipologie di dipendenti, per esempio degli impiegati, non riportano quasi mai in busta paga il rimborso della benzina spesa.

Una recente sentenza della Corte della UE (la numero C-266/14) ha inoltre sancito che, i dipendenti senza sede fissa (e quindi rientrano sempre rappresentanti e agenti) hanno diritto al rimborso chilometrico del tragitto casa lavoro, in quanto il percorso effettuato per raggiungere il luogo di lavoro (spesso sempre differente) rappresenta esso stesso lavoro.

Prima di questa sentenza, il tragitto casa lavoro, anche per i dipendenti senza sede fissa non era previsto il rimborso della benzina. Ad oggi, generalmente, la disciplina relativa a trasferte, spostamenti e rimborsi, si trova nel CCNL di riferimento.

Calcolo

Il rimborso chilometrico non è uguale sempre per tutti. Basi pensare ad esempio, che la spesa di carburante effettuata per una macchina di grande cilindrata è sicuramente superiore rispetto alla spesa sostenuta per un’utilitaria. Per il calcolo del rimborso chilometrico si tiene quindi conto delle seguenti variabili:

1. Modello del veicolo;
2. Il prezzo del carburante.

Ogni anno l’ACI pubblica in Gazzetta Ufficiale le tabelle con i costi chilometrici delle singole auto, divise per marca e modello. Tali tabelle non solo sono utili alle aziende per calcolare l’importo del fringe benefit in caso di macchina aziendale concessa al dipendente, ma sono utili anche per coloro che vogliono calcolare la spesa annua di benzina di una determinata macchina che si ha già o si vuole acquistare.

Nelle tabelle infatti, per tutte le auto si stima una percorrenza annuale di 15.000 km e a fianco di questa colonna, c’è quella relativa alla spesa affrontata per percorrere quei 15.000 Km. Chiaramente se per esempio con un’auto si percorrono 30.000 km all’anno, per capire quanto si spenderà all’incirca di benzina, si deve raddoppiare l’importo dell’ultima colonna. Ecco di seguito le tabelle ACI pubblicate in Gazzetta Ufficiale e valide per tutto il 2018:

Modulo

Ogni mese il dipendente consegna al datore di lavoro il modulo di rimborso chilometrico, contenente:

1. I propri dati (nome e cognome);
2. Targa e modello dell’auto;
3. Data;
4. Chilometri percorsi;
5. Euro per Km percorso, tenendo conto delle tabelle ACI di cui sopra;
6. Totale da pagare;
7. Documenti attestanti la spesa (per esempio fatture o spese carburante, ecc.).

Di seguito puoi scaricare un fac simile di modello spese carburante, da usare su carta intestata dell’azienda:

Tassazione

Il rimborso chilometrico viene erogato sulla busta paga del dipendente e, essendo un rimborso per una spesa effettuata, non rappresenta in realtà un reddito e quindi non è sottoposto a tassazione. Non è una remunerazione, non è parte dello stipendio anche se viene inglobato nella busta paga, non rappresenta un’entrata per il dipendente, anzi: il pagamento della benzina di tasca propria rappresenta un costo, che finalmente viene rimborsato insieme allo stipendio.

Per quanto riguarda l’azienda invece, il pagamento del rimborso al dipendente rappresenta un costo di impresa e, come tale è deducibile. Tuttavia, sono presenti dei limiti di deducibilità in merito a tali costi, tenendo sempre presente che l’auto sia di proprietà del dipendente:

1. Se la macchina non supera i 17 cavalli fiscali (se è a benzina) oppure i 20 cavalli fiscali (se è a gasolio), l’azienda deduce il costo al 100%;
2. Se l’auto ha dei cavalli fiscali superiori, la deduzione subisce dei rimodulamenti. In pratica l’azienda non deduce il 100% del costo, ma meno. In questo caso il commercialista di fiducia potrà individuare l’importo esatto di deducibilità del costo.