Rimborso spese amministratore e dipendenti 2024: come funziona

Quando un dipendente, un collaboratore esterno oppure l’amministratore sono chiamati a svolgere le proprie mansioni al di fuori della sede abituale dell’azienda, ad essi è corrisposto il rimborso delle spese, che solitamente sono spese di vitto e alloggio, viaggio, trasporto, rimborso chilometrico, spese autostradali.

In questa guida completa sul rimborso spese amministratore e dipendenti ti spiego cos’è e come funziona, quali sono le tipologie di rimborso previste, forfettario, analitico e misto, come applicare la tassazione sul compenso o sulla busta paga ed infine ti fornisco un modulo di nota spese per amministratore e uno per dipendenti.

Cos’è e come funziona

Capita sovente che il dipendente o l’amministratore siano chiamati a svolgere il proprio lavoro al di fuori della sede e che l’azienda riconosca un rimborso spese, volto a coprire i costi di viaggio, nonché l’hotel e le spese per i pasti.

Prima di analizzare il trattamento fiscale e le modalità di rimborso, chiariamo innanzitutto il concetto di trasferta. Le trasferte possono essere di due tipologie:

1. Entro il territorio comunale dove ha sede il luogo di lavoro;
2. Al di fuori del territorio comunale.

Sebbene la legge indichi come trasferta una destinazione diversa da quella naturale in cui abitualmente presta la sua opera il lavoratore (C.M. n. 207/E/2000), di solito per trasferte vere e proprie si intendono quelle che avvengono al di fuori del territorio comunale. In entrambi i casi comunque, il lavoratore ha diritto al rimborso spese:

1. In caso di trasferte entro il territorio comunale, i rimborsi fanno parte del reddito, per cui sono assoggettati a tassazione, eccetto i rimborsi dei mezzi di trasporto purché documentati da apposita ricevuta o altro documento idoneo;
2. In caso di trasferte extracomunali, il rimborso non fa cumulo con il reddito, quindi non è assoggettato a imposte, fatto salvo per alcune eccezioni specificatamente individuate dalla legge.

Infine, affinché sia tale, la trasferta deve essere momentanea, ossia limitata nel tempo: altrimenti si parla di trasferimento, che è del tutto diverso dalla trasferta. La legge non menziona un numero di giorni limite entro cui si può parlare di trasferta, per il periodo di tempo va valutato caso per caso.

Tipologie

L’art. 51 co. 5 del D.P.R. n.917/1986 distingue tre metodi di rimborso. L’azienda può scegliere liberamente tra le tre tipologie, senza alcun obbligo di preferenza tra l’una e l’altra. Inoltre può sceglierne una diversa per ogni rimborso: se quindi una volta opta per una tipologia, la volta successiva può optare per un’altra.

Le modalità di rimborso sono tre:

1. Forfettario;
2. A piè di lista o analitico;
3. Misto.

Per ogni modalità di rimborso è applicato un diverso regime di tassazione.

Tassazione

Ecco come vengono tassati i rimborsi, a seconda che si tratti di rimborso:

1. Forfettario;
2. A piè di lista;
3. Misto.

1. Forfettario

L’art. 51 . 5 del D.P.R. n. 917/1986 sancisce l’esenzione da imposte ai rimborsi entro i seguenti limiti:

• Fino a 46,48 euro per ogni giornata in caso di trasferta in Italia;
• Fino a 77,46 euro per ogni giornata in caso di trasferta all’estero.

Supponiamo che Mario Rossi vada in trasferta in Germania e ottenga un rimborso forfettario pari a 100 euro al giorno, di cui 80 di indennità forfettaria e 20 di trasporti. In tal caso ecco il conteggio:

2. A piè di lista

In caso di rimborso a piè di lista, sono esenti imposte le spese di:

1. Pasti;
2. Pernottamento;
3. Viaggio;
4. Altro trasporto.

Queste spese sono esenti senza limite.

I rimborsi di altre eventuali spese, sono esenti solo entro i seguenti limiti:

• 15,49 euro a giornata se il lavoratore si sposta in territorio italiano;
• 25,82 euro a giornata se il lavoratore si sposta all’estero.

Supponiamo che Mario Rossi vada in trasferta in Germania e ottenga un rimborso a piè di lista pari a 100 euro al giorno, di cui 70 di spese di vitto, alloggio e trasporti e 30 di altre eventuali spese In tal caso ecco il conteggio:

Misto

È una via di mezzo tra metodo analitico e forfettario poiché prevede che oltre l rimborso analitico relativo a vitto e alloggio, l’azienda paga anche un’indennità di trasferta. La legge in questo caso prevede che:

• Le spese per pasti e pernottamento (rimborsate con metodo analitico) siano completamente esenti;
• L’indennità di trasferta forfettaria è esentasse solo nel limite di euro 30,99 in caso di trasferta in Italia e nel limite di 51,65 nel caso di trasferta all’estero;
• Le spese di trasporto documentate siano completamente esenti;
• Ulteriori spese non documentate non sono esenti.

Supponiamo che Mario Rossi vada in trasferta in Germania per 10 giorni e ottenga un rimborso analitico pari a 1.000 euro per vitto e alloggio; un rimborso forfettario di 600 euro al giorno; spese di trasporto documentate per 100 euro e altre spese non documentate pari a 30 euro.

Amministratore

Ecco di seguito un modulo fac simile di nota spese da consegnare all’amministratore affinché la compili e la consegni all’ufficio amministrativo dell’azienda. In questo modo l’amministrazione potrà effettuare i dovuti calcoli, emettere il rimborso e applicare la corretta tassazione prevista.

La nota spese deve contenere i dati dell’amministratore, la data della trasferta e il luogo, nonché l’elenco di tutte le spese sostenute.

Dipendenti

Ecco di seguito un modulo fac simile di nota spese da consegnare al dipendente affinché la compili e la consegni all’ufficio amministrativo dell’azienda. L’amministrazione dell’azienda quindi, potrà verificare tutte le spese ed emettere il rimborso sulla busta paga del dipendente applicando la corretta tassazione.

La nota spese deve contenere i dati del dipendente, la mansione, la data della trasferta e il luogo, nonché l’elenco di tutte le spese sostenute.