Smart Working 2024: cos’è, legge e come funziona

Lo smart working rappresenta una nuova frontiera del lavoro volta a garantire il giusto equilibrio tra vita privata, sociale e lavorativa del dipendente. Diffusa soprattutto nei Paesi anglosassoni, si appresta a conquistare spazio anche in Europa e in Italia, nel settore privato e della Pubblica Amministrazione.

In questa guida completa sullo smart working ti spiego cos’è e come funziona, cosa dice la legge in merito, i pro e i contro sia per l’azienda che per il dipendente, come si sta organizzando il pubblico impiego ed infine ti fornisco un fac simile di contratto smart working da compilare e stampare.

Cos’è e come funziona

Significato

Smart working letteralmente significa “lavoro agile” ed è la possibilità concessa a lavoratore di prestare la sua collaborazione ove meglio crede, senza vincoli spaziali e vincoli temporali. Di solito per smart working si intende quindi la possibilità di lavorare dal proprio domicilio o da ovunque sia meglio per il lavoratore.

Lo smart working ha un duplice scopo:

• A favore del lavoratore, che in questo modo riesce a conciliare meglio la vita lavorativa con quella personale;
• A favore dell’impresa, che riduce i costi di produzione e di spese di affitto e aumenta la produttività.

Legge

La normativa di riferimento per lo smart working è la Legge 22 maggio 2017, n. 81 pubblicata sulla Gazzetta ufficiale n.135 del 13 giugno 2017. La legge, all’articolo 18 definisce lo smart working come “lavoro agile”, ossia una modalità di svolgimento del lavoro subordinato dove le parti si accordano affinché la prestazione lavorativa sia svolta in parte all’esterno dell’azienda e in parte all’interno, senza vincoli di orari ma solo entro i limiti di orario giornaliero e settimanale.

Le disposizioni si della legge 81/2017 si applicano anche si lavoratori subordinati, assunti a tempo determinato o indeterminato, part time o full time.

Orari di lavoro. Se il contratto prevede 8 ore di lavoro al giorno e 40 ore a settimana, sta al dipendente decidere come distribuire queste 8 ore durante il giorno e durante la settimana. Può iniziare a lavorare alle 7 e finire alle 16, oppure alle 8 e finire alle 17 e così via, purché rispetti le ore contrattuali, ma organizzandosi autonomamente.

Recesso. Il rapporto di lavoro può essere a tempo determinato o indeterminato (art. 19). In caso di contratto a tempo indeterminato, il licenziamento deve rispettare il termine di preavviso di trenta giorni, che sale a novanta in caso di lavoratore disabile (art. 19 comma 2). In caso di giusta causa non si applicano i termini di preavviso.

Stipendio. La retribuzione che spetta al lavoratore in smart working deve essere uguale a quella dei lavoratori che svolgono la stessa mansione in azienda, secondo quanto stabilito dal CCNl di riferimento (art. 20).

Sicurezza sul lavoro. L’azienda garantisce la salute e la sicurezza del dipendente e, a tale scopo, ogni anno consegna al lavoratore un’informativa sui rischi connessi alla modalità di lavoro (art.22).

Assicurazione INAIL. Il datore di lavoro deve assicurare e pagare il contributo INAIL anche per il lavoratore in smart working, quando lavora fuori dall’edificio aziendale (art. 23 comma 2). Il dipendente è assicurato contro gli infortuni che potrebbero avvenire durante il tragitto A/R dal suo domicilio al luogo scelto per svolgere il lavoro, se decide di lavorare fuori casa o è necessario per l’attività (art. 23 comma 3).

Regolamento

L’azienda che assume un dipendente in smart working, ogni anno deve consegnare al dipendente un’informativa sulle modalità di lavoro, i rischi connessi e altri aspetti importanti (art. 22 Legge 22 maggio 2017, n. 81). Consegna anche un regolamento, che disciplina l’accordo.

Il regolamento considera:

1. Le linee guida dello smart working;
2. Le procedure di attivazione dello smart working;
3. I rischi generali e specifici;
4. L’alternanza lavoro in azienda/lavoro in smart working;
5. Modalità di controllo della prestazione lavorativa da parte dell’azienda;
6. I dispositivi tecnologici in uso al dipendente;
7. La sicurezza;
8. Gli inadempimenti del dipendente e relative sanzioni disciplinari;
9. Il recesso;
10. Altri aspetti, quali ad esempio la concessione di buoni pasto sia durante il lavoro in azienda che durante il lavoro a casa.

Pro e contro

Vantaggi per il lavoratore

• Possibilità di gestire l’orario lavorativo sulla base delle esigenze personali;
• Maggiore flessibilità;
• La possibilità di poter gestire la pause con maggiore relax;
• Riduzione dello stress;
• Aumento dell’efficienza (il lavoratore non deve perdere tempo a prepararsi e a raggiungere la postazione di lavoro);
• Risparmio dei costi di trasporto.

Svantaggi per il lavoratore

• Non aver più confronto diretto con i colleghi (lato negativo facilmente ovviabile: basta organizzare un incontro in ufficio almeno una volta a settimana o ogni due);
• Lasciare che il lavoro si amalgami troppo con la vita personale, non aver più un orario preciso in cui si smette di lavorare per dedicarsi a se stessi. Anche questo limite è aggirabile con una buona organizzazione, prestabilendo degli orari e una postazione specifica della propria casa.

Vantaggi per l’azienda

• Abbattimento di una serie di costi (affitto, energia elettrica, riscaldamento, buoni pasto, mensa);
• Aumento della produttività del lavoratore. Si stima infatti che lo smart working possa aumentare la produttività aziendale di quasi 30 miliardi di euro;
• La certezza di avere un lavoratore più rilassato, quindi più felice, quindi più produttivo.

Svantaggi per l’azienda

Nessuno. Qualcuno potrebbe pensare che un lavoratore controllato da un responsabile, a vista, svolga meglio il suo lavoro, ma ci sono tanti lavori che possono essere svolti in autonomia e il controllo del supervisor può avvenire tramite sistemi informatici o tramite riunioni settimanali in azienda.

Pubblica amministrazione

Secondo una ricerca dell’Osservatorio del Politecnico di Milano e che ha coinvolto ben 200 organizzazioni medio grandi del settore privato, quasi il 30% di esse ha dichiarato di avere progetti in ambito smart working. Una percentuale che è addirittura raddoppiata rispetto agli anni precedenti e che dimostra l’interesse verso il lavoro agile.

Anche il pubblico impiego dimostra un certo interesse allo smart working: la Direttiva 3/2017 del Presidente del Consiglio dei Ministri pubblicata in Gazzetta Ufficiale n. 165/2017, secondo la quale dovrà essere concesso lo smart work ad almeno il 10% dei dipendenti pubblici richiedenti, senza che costoro subiscano delle discriminanti sotto il profilo della carriera.

Sulla stessa lunghezza d’onda è l’articolo 14 della Legge 7 agosto 2015, n. 124 che detta le linee guida per la nuova organizzazione del lavoro della Pubblica Amministrazione, allo scopo di introdurre modalità di lavoro più flessibile in linea con i ritmi di vita dei dipendenti.

La Direttiva prevede che gli enti dovranno:

• Fissare obiettivi annuali per l’organizzazione dello smart working;
• Sperimentare nuove possibilità di svolgimento spazio temporale delle attività;
• Valorizzare il capitale umano;
• Responsabilizzare i dipendenti;
• Riprogettare gli spazi di lavoro;
• Rendere più conciliabile vita sociale e lavorativa.

L’interesse del legislatore quindi si è mostrato abbastanza ampio, ciò nonostante negli enti pubblici lo smart working ancora stenta a decollare.

Contratto

Lo svolgimento di smart working può essere concesso su richiesta del dipendente oppure, il dipendente può essere assunto direttamente in smart working. L’accettazione da parte dell’azienda deve avvenire per iscritto, allo scopo di individuare inequivocabilmente tutti gli aspetti della modalità di lavoro, dunque:

• L’orario di lavoro;
• Il luogo privato di pertinenza;
• La cadenza di programmazione dell’attività;
• Le fasce orarie di disponibilità;
• La retribuzione invariata rispetto al lavoro in azienda;
• I dispositivi tecnologici assegnati in dotazione;
• I controlli e le norme disciplinari;
• La tutela e la sicurezza.

Di seguito un fac simile di contratto smart working, applicabile a qualsiasi CCNL (Commercio, Metalmeccanici, Turismo, ecc.)