Hai venduto un prodotto ad un’azienda e non ti ha ancora pagato la relativa fattura? Hai prestato un servizio ad una ditta individuale reticente nel saldare l’importo della tua prestazione? In tutti questi casi puoi inviare una lettera di sollecito di pagamento di fattura tramite posta oppure tramite mail.
In questa guida ti spiego come inviare una lettera di sollecito di pagamento fattura, ti offro degli esempi di lettere da inviare via posta (tra cui la lettera finale), ti offro degli esempi di mail che puoi inviare con la tua pec, ti spiego come funziona la messa in mora e come calcolarla, dunque cosa fare se il cliente continua a non pagare.
Come farlo
Può capitare a qualsiasi imprenditore o professionista di trovarsi di fronte a delle fatture insolute e quindi di dover sollecitare il debitore affinché provveda a regolare i suoi debiti. Tale sollecito può essere inviato con una lettera scritta ma anche via email.
Quando farlo
Di solito si attende una settimana circa a partire dalla scadenza della fattura. Se quindi in fattura il termine puntualizzato per il pagamento é per esempio il 20 settembre, si può provvedere a inviare una lettera di sollecito dopo circa una settimana, verso il 27 settembre (ma nulla vieta di inviarla anche un paio di giorni dopo la scadenza).
Modello lettera
La prima lettera di sollecito deve avere una valenza di tipo informativa, un tono cordiale verso il debitore. Anche se la lettera conterrà una sorta di ultimatum (ossia l’invito a pagare entro una data scadenza), lo scopo é quello di non creare attriti ma solo quello di ricordare al cliente di provvedere con il regolamento dei conti. Cliente che può essere un’impresa, un libero professionista oppure un ente della pubblica amministrazione.
Cosa scrivere
Se il primo sollecito non sortisce l’effetto sperato, puoi inviare un secondo sollecito e se neanche dopo questo viene corrisposto il pagamento, allora puoi procedere ad inviare un ultima lettera con valore di costituzione in mora e in cui avvisi il cliente che, in caso di mancata corresponsione sarai costretto ad adire le vie legali.
Primo sollecito
Esempio
Spett.Ditta/ Egr. Sig. _______________
Indirizzo _____________________
P.IVA ________________________
Alla cortese attenzione del Responsabile Amministrativo Egr. Sig. _______________
Raccomandata A.R. Data e Luogo______________________
Oggetto: Primo sollecito per il pagamento di fattura scaduta
Gent.li Signori,
risulta che la fattura n._______ del _________ scaduta il _____ non è ancora stata pagata.
Vi preghiamo quindi di provvedere al più presto al regolamento della posizione. Nel caso abbiate già provveduto al pagamento, vi preghiamo di ritenere nulla questa richiesta.
Il pagamento può essere inviato ai seguenti recapiti:
IBAN_________________________
Intestato a _____________________
Filiale di ______________________
Cordiali saluti
Timbro e Firma del responsabile amministrativo o dell’Amministratore Unico.
Scarica subito la lettera fac simile editabile WORD del primo sollecito di pagamento fattura.
Secondo sollecito
Esempio
Spett.Ditta/ Egr. Sig. _______________
Indirizzo _____________________
P.IVA ________________________
Alla cortese attenzione del Responsabile Amministrativo Egr. Sig. _______________
Raccomandata A.R. Data e Luogo______________________
Oggetto: Secondo sollecito per il pagamento di fattura scaduta
Gent.li Signori,
in riferimento alla nostra lettera del ______________risulta che la fattura n._______ del _________scaduta il _____ non è ancora stata pagata.
Siamo quindi costretti a invitarvi nuovamente a provvedere al più presto al regolamento della posizione. Nel caso abbiate già provveduto al pagamento, vi preghiamo di ritenere nulla questa richiesta.
Il pagamento può essere inviato ai seguenti recapiti:
IBAN_________________________
Intestato a _____________________
Filiale di ______________________
Cordiali saluti
Timbro e Firma del responsabile amministrativo o dell’Amministratore Unico.
Scarica subito la lettera fac simile editabile WORD del secondo sollecito di pagamento fattura.
Ultimo sollecito e messa in mora
Esempio
Spett.Ditta/ Egr. Sig. _______________
Indirizzo _____________________
P.IVA ________________________
Alla cortese attenzione del Responsabile Amministrativo Egr. Sig. _______________
Raccomandata A.R. Data e Luogo______________________
Oggetto: Ultimo sollecito per il pagamento di fattura scaduta e costituzione in mora
Gent.li Signori,
in riferimento alla nostra lettera del ______________risulta che la fattura n._______ del _________ e con importo pari a ______________ scaduta il _____ non è ancora stata pagata.
Vi invitiamo a regolare la posizione entro 10 giorni dalla ricezione della presente. In caso di mancato riscontro, saremo costretti ad adire le vie legali. Ricordiamo infine che la presente ha validità come atto di costituzione in mora ad ogni effetto di legge.
Il pagamento può essere inviato ai seguenti recapiti:
IBAN_________________________
Intestato a _____________________
Filiale di ______________________
Cordiali saluti
Timbro e Firma del responsabile amministrativo o dell’Amministratore Unico.
Scarica subito la lettera fac simile editabile WORD dell’ultimo sollecito di pagamento fattura.
Modello email
Il sollecito può essere inviato tramite lettera raccomandata, ma può essere inviato anche via email, soprattutto per quanto riguarda i primi due solleciti. Nel caso in cui il debitore dovesse continuare a non pagare, l’ultimo sollecito va sempre inviato tramite posta, con raccomandata A/R con valore di costituzione in mora. In tal caso potrà essere utilizzata anche una PEC, che ha lo stesso valore legale di una raccomandata.
Prima mail
Esempio
Oggetto: Primo sollecito per il pagamento di fattura scaduta
Gent.li Signori,
risulta che la fattura n._______ del _________ scaduta il _____ non è ancora stata pagata.
Vi preghiamo quindi di provvedere al più presto al regolamento della posizione. Nel caso abbiate già provveduto al pagamento, vi preghiamo di ritenere nulla questa richiesta.
Il pagamento può essere inviato ai seguenti recapiti:
IBAN_________________________
Intestato a _____________________
Filiale di ______________________
Cordiali saluti
Nome del responsabile amministrativo o dell’Amministratore Unico.
Seconda mail
Esempio
Oggetto: Secondo sollecito per il pagamento di fattura scaduta
Gent.li Signori,
in riferimento alla nostra lettera del ______________risulta che la fattura n._______ del _________ scaduta il _____ non è ancora stata pagata.
Siamo quindi costretti a invitarvi nuovamente a provvedere al più presto al regolamento della posizione. Nel caso abbiate già provveduto al pagamento, vi preghiamo di ritenere nulla questa richiesta.
Il pagamento può essere inviato ai seguenti recapiti:
IBAN_________________________
Intestato a _____________________
Filiale di ______________________
Cordiali saluti
Nome del responsabile amministrativo o dell’Amministratore Unico.
Messa in mora
Una volta superato il termine di scadenza della fattura oppure, se essa non prevede un termine preciso, entro 30 giorni dalla sua emissione, iniziano ad applicarsi gli interessi di mora, in maniera automatica. Non occorre iscrivere la fattura o fare delle procedure/richieste particolari.
Il tasso di interesse da applicare é quello deciso dalla BCE e pubblicato ogni anno (a gennaio) sulla Gazzetta Ufficiale. Ad esso va sommato il tasso previsto dal Decreto Legislativo 231/2002 e pari all’8%. Di regola il tasso totale si aggira attorno all’8/9%.
Risposta a sollecito
Nel caso tu stia attraversando delle difficoltà economiche e hai ricevuto numerose lettere di sollecito delle fatture insolute, puoi rispondere nei seguenti modi:
Se hai già pagato
Esempio
Spett.Ditta/ Egr. Sig. _______________
Indirizzo _____________________
P.IVA ________________________
Alla cortese attenzione del Responsabile Amministrativo Egr. Sig. _______________
Data e Luogo______________________
Oggetto: Risposta al sollecito per il pagamento di fattura scaduta
Gent.li Signori,
in merito alla Vostra lettera del ________relativa alla fattura n.ro_______ del ___________
Vi informiamo che la suddetta fattura era già stata pagata, come attestato dalla ricevuta in allegato.
Cordiali saluti
Timbro e Firma del responsabile amministrativo.
Scarica subito questa lettera fac simile editabile WORD di risposta alla lettera di sollecito pagamento fattura.
Se non hai ancora pagato
Esempio
Spett.Ditta/ Egr. Sig. _______________
Indirizzo _____________________
P.IVA ________________________
Alla cortese attenzione del Responsabile Amministrativo Egr. Sig. _______________
Data e Luogo______________________
Oggetto: Risposta al sollecito per il pagamento di fattura scaduta
Gent.li Signori,
in merito alla Vostra lettera del ________relativa alla fattura n.ro_______ del ___________
Vi informiamo che provvederemo al pagamento entro il __________. Ci scusiamo per il disagio arrecato e vi ringraziamo per la pazienza.
Cordiali saluti
Timbro e Firma del responsabile amministrativo.
Scarica subito questa lettera fac simile editabile WORD di risposta alla lettera di sollecito pagamento fattura.
Cosa fare dopo
Se non si riceve il pagamento nonostante i vari solleciti, il cliente non risponde o continua a procrastinare senza dare indicazioni precise, non resta che rivolgersi ad un avvocato e adire le vie legali congrue al caso. E’ chiaro che il ricorso con un avvocato comporta delle spese, quindi occorre sempre fare alcuni calcoli sulla convenienza dell’azione.
Se si tratta di fatture di piccoli importi, forse la cosa conveniente da fare sarebbe quella di chiudere i rapporti con quel cliente e dimenticare le fatture non pagate. In caso di importanti somme invece, sicuramente é da valutare la possibilità di adire vie legali e intraprendere insieme all’avvocato di fiducia le opportune procedure per il recupero coatto del credito.