Tessere relazioni commerciali con l’estero rappresenta una grande opportunità e qualsiasi imprenditore o libero professionista sarebbe lieto di ampliare i propri orizzonti di business. Per mettere piede fuori dall’Italia, in senso metaforico, devi iscriverti a un elenco specifico di operatori autorizzato alle operazioni intracomunitarie.

In questa guida completa sull’elenco VIES ti spiego cos’è e cosa significa, a cosa serve, come presentare richiesta di iscrizione, quando è obbligatorio, come e quando cancellarsi, come controllare se una partita IVA italiana o comunitaria è iscritta al VIES e infine quali sono le regole previste per i contribuenti in regime forfettario.

Cos’è e significato

Se hai un’attività e intendi avere relazioni commerciali con imprese localizzate in altri paesi dell’Unione Europea, allora devi iscrivere la tua partita IVA nel VIES (letteralmente significa VAT information exchange system), ossia un elenco specifico per essere autorizzato a fare vendite/acquisti presso paesi UE. Tale elenco è tenuto dall’Agenzia delle Entrate.

Esempio

Sei un grafico web e da casa tua lavori con regolare partita IVA. Hai clienti anche in altri paesi europei. Per esempio svolgi lavori di grafica verso un cliente della Germania. Devi iscriverti al VIES, perché stai vendendo un servizio in Germania, che fa parte dell’Unione Europea.

Iscrizione

Puoi iscriverti al VIES in due momenti:

  • Al momento dell’apertura della tua partita IVA. Quando apri una p. IVA infatti, usi il modello ComUnica, che è un documento con cui puoi aprire tutte le varie posizioni, presso l’Agenzia delle Entrate, la Camera di Commercio, l’INPS e l’INAIL. In tale contesto puoi anche chiedere l’iscrizione al VIES, dichiarando che con la tua attività intendi effettuare operazioni con l’estero, nello specifico con nazioni europee. Puoi inviare ComUnica attraverso questa pagina della Camera di Commercio.
  • Successivamente all’apertura della partita IVA. Infatti, può benissimo succedere che tu apra partita IVA per interagire con clienti o fornitori solo italiani, però la tua impresa si ingrandisca e necessiti di relazioni internazionali (acquisti e/o vendite). In questo caso puoi chiedere l’iscrizione al VIES anche in un momento successivo all’apertura della partita IVA. Puoi chiedere l’inserimento nel VIES attraverso il modello AA9 (se sei un libero professionista o hai una ditta individuale) compilando il QUADRO I nella sezione “Operazioni intracomunitarie“, indicando il volume di acquisti presunto e il valore di cessioni presunto, ossia quanto pensi di comprare o vendere da/verso l’estero. Chiaramente si tratta di un dato indicativo, appunto presunto, perché non è detto che uno sappia con certezza quanto comprerà o quanto venderà all’estero. I soggetti diversi dalle persone fisiche (per esempio le società) chiedono la registrazione al VIES tramite il modello AA7/10.

L’iscrizione si richiede esclusivamente in via telematica: puoi chiederla direttamente tu oppure tramite un soggetto autorizzato, quale ad esempio il tuo commercialista (art. 3, co, 2-bis e 3 del DPR n. 322/98).

Attenzione

L’intermediario incaricato (per il esempio il commercialista), deve rilasciarti apposita ricevuta dell’Agenzia delle Entrate attestante la tua iscrizione al Vies.

Inclusione

L’iscrizione al VIES è obbligatoria solo per ditte individuali, società e liberi professionisti che intendono avere relazioni commerciali soggetti di altri paesi intracomunitari. Quindi se per esempio intendi fare acquisti dalla Germania, dalla Francia, oppure vendere beni o servizi in Portogallo, Spagna, stai effettuando operazioni intracomunitarie e devi iscrivere la tua partita IVA al VIES.

L’iscrizione al VIES non solo è obbligatoria, ma è anche conveniente: senza iscrizione il rischio è che l’Agenzia delle Entrate identifichi le operazioni non come intracomunitarie ma come nazionali, con tutte le regole che ne conseguono. Se infatti vendi un servizio a a un paese intracomunitario, non devi inserire l’IVA in fattura. Se fosse una vendita nazionale invece, dovresti inserire l’IVA e versarla all’Agenzia delle Entrate.

A cosa serve

L’iscrizione al VIES serve ad autorizzarti a compiere operazioni intracomunitarie, ossia vendita/acquisto di beni o acquisto/cessione di servizi da e verso altri paesi della Comunità Europea. Tra i paesi membri infatti, vige un accordo secondo il quale non bisogna inserire l’IVA nelle fatture emesse, ma bisogna emettere fatture senza IVA, poi il soggetto ricevente, provvede a integrare la fattura ricevuta con l’IVA vigente nel suo stato e versarla al suo fisco.

Esempio

Hai un negozio online di rivendita quadri. Compri dei pennelli da un’azienda tedesca. Quest’azienda tedesca, siccome sta fatturando a te che sei un soggetto intracomunitario, ti rilascia una fattura senza IVA. Tu quindi, paghi la fattura e poi la integri dell’IVA vigente in Italia. L’IVA quindi tu provvedi a versarla all’Agenzia delle Entrate entro il 16 del mese successivo, come fai normalmente. Praticamente l’IVA, che avresti dovuto pagare sulla fattura, non la paghi al tuo fornitore, ma la paghi direttamente all’Agenzia delle Entrate.

Esempio

Hai un negozio di giocattoli. Un’azienda austriaca ti chiede una fornitura. L’Austria è un paese facente parte della Comunità europea, quindi devi emettere fattura senza IVA. Poi sarà l’impresa austriaca a doverla integrare con la sua IVA e versarla al fisco austriaco. Tu devi ricordarti soltanto di inserire in fattura la seguente dicitura “Operazione intracomunitaria non sottoposta a IVA, soggetta al reverse charge – art 17 del DPR n. 633/72”.

Controllo

Hai deciso di intraprendere relazioni commerciali con un’impresa o libero professionista europeo? Prima di acquistare/vendere, controlla che sia regolarmente iscritta al VIES. L’elenco VIES infatti, include non solo le partite IVA italiane, ma è un sistema interattivo tra tutti i paesi comunitari. Grazie a questa pagina dell’Agenzia delle Entrate, puoi controllare se una partita IVA comunitaria è iscritta al VIES, quindi autorizzata alle operazioni intra.

Vies controllo partita IVA italiana

Sempre alla stessa pagina di cui sopra dell’Agenzia delle Entrate, puoi verificare se una partita italiana è iscritta al VIES. Il sito infatti interpella non solo gli elenchi esteri ma anche quelli italiani.

Regime forfettario

Se hai una partita IVA in regime forfettario, come ditta individuale o libero professionista e presumi di fare acquisti o vendita da/verso paesi intracomunitari, allora devi iscriverti al VIES. Il regime forfettario infatti, non è esonerato dall’iscrizione e ha anche l’obbligo di effettuare la dichiarazione INTRASTAT per le operazioni comunitarie.

Chiaramente, se sai per certo che avrai relazioni commerciali con l’estero, occorre procedere con l’iscrizione, ma ti conviene farlo anche se presumi di farlo, seppur tu non ne sia sicuro al 100%. Per esempio vorresti vendere i tuoi prodotti o servizi all’estero, ma non sai se ciò andrà in porto: ti conviene già iscriverti, perché l’iscrizione è gratis, non a pagamento e se il tuo progetto andasse in porto non dovrai attendere ad effettuare operazioni, essendo già iscritto.

Se le cose non andassero come sperato, per cancellarti dal Vies c’è sempre tempo: puoi chiedere la cancellazione in qualsiasi momento. Non c’è alcun problema se ti sei iscritto e non hai compiuto alcun operazione intra e quindi ti cancelli: l’iscrizione è infatti presuntiva e non sempre le relazioni commerciali estere si intrecciano come previsto o sperato.